Comparar y adjudicar

Comparativas Listas reúne las solicitudes que ya están en condiciones de decidir: las que tienen cotizaciones suficientes para comparar, o aquellas en las que ya venció el plazo máximo de recepción de cotizaciones. Cada tarjeta resume ítems, proveedores que cotizaron, ahorros potenciales y plazos. Al abrir una entrás a la pantalla de comparación, que es el corazón de la decisión de compra.

Información general

Arriba de todo ves los datos de contexto de la solicitud: código y título, ID externo (si vino del ERP), dirección de entrega, cantidad de ítems y cantidad de cotizaciones recibidas.

Moneda

Un selector arriba a la derecha te deja ver toda la comparación en la moneda original de cada proveedor o convertida a cualquiera de las monedas habilitadas para tu organización (USD, EUR, ARS, BRL, COP, PEN, según tu región). Al cambiarla se recalculan todos los precios, totales, totales equalizados y gráficos. Se muestra el tipo de cambio vigente usado (ej. "1 USD = 1.450 ARS").

Ajustar el tipo de cambio. Si preferís usar tu propio tipo de cambio (por ejemplo, el de tu tesorería) en lugar del automático, el botón Ajustar tipo de cambio del recuadro de moneda abre un editor con una fila por cada moneda presente en las cotizaciones, cada una expresada como "1 [moneda] = valor en tu moneda contable". El valor que cargues se usa para ver los precios convertidos y queda congelado en la Orden de Compra al adjudicar (total o parcial), además de en los reportes y el Excel. Es por solicitud: no se recuerda para las próximas. Con Restaurar tipo de cambio de mercado volvés al automático.

Cuando la moneda no está soportada

Si un proveedor cotiza en una moneda que Sourced todavía no maneja (por ejemplo, yenes), la cotización se guarda igual y podés verla completa. En la comparación aparece con su código de moneda original y un aviso.

Como no existe un tipo de cambio para esa moneda, esa oferta queda fuera del ranking automático y de los totales comparativos: mostrarla convertida sería inventar un número. Por la misma razón no se puede adjudicar hasta corregir la moneda; al intentarlo, Sourced te indica qué ítem y qué moneda ajustar. Podés corregirla editando los precios unitarios de la cotización.

Si no se pueden obtener los tipos de cambio (una falla temporal del servicio de cotizaciones), los precios que dependían de esa conversión quedan fuera de la comparación y el scorecard te avisa qué proveedores no entraron, en vez de mostrarte un ranking incompleto sin explicación. Reintentá cuando el tipo de cambio esté disponible.

Recomendación de adjudicación

Debajo de la información general, la pantalla se ordena en tres bandas, en el mismo orden en que se toma la decisión: Recomendación (qué conviene hacer con la ronda), Comparación de precios unitarios (de dónde sale cada número) y Propuestas (una ficha por proveedor, con sus condiciones y las acciones para adjudicar). Al pie, plegado, el cajón Análisis guarda el respaldo de la decisión: historial de compras, ahorros, impuestos y la evaluación por criterios.

La banda de recomendación encabeza la pantalla y dice, en una sola frase, qué conviene hacer: Repartir entre {A} y {B}, Adjudicar todo a {proveedor}, Ninguna propuesta cubre las {N} líneas o Sin recomendación cuando faltan tipos de cambio o no hay cotizaciones comparables. Debajo del título, unas etiquetas resumen las razones que aplican: en cuántas líneas ese reparto tiene el precio más bajo, cuántas órdenes de compra implica, cuál es la entrega más larga entre las partes y —cuando nadie cubre todo— cuántas líneas quedan cubiertas.

El número protagonista es el ahorro por combinar: cuánto se ahorra comprándole a cada proveedor lo que cada uno tiene más barato, en lugar de darle toda la compra al mejor proveedor único. Se muestra en un bloque verde, con el porcentaje contra la mejor propuesta completa y el reparto línea por línea ({A} 4 líneas · {B} 2 líneas). Si el ahorro existe pero es chico, el bloque va en gris y advierte cuántas órdenes de compra hacen falta para ganar ese porcentaje, con lo que la acción principal pasa a ser adjudicar todo al mejor proveedor. Si ningún reparto lo mejora, se dice en una línea en lugar de mostrar el bloque.

Cuándo se considera que el reparto vale la pena. Cada organización fija su propio umbral: un ahorro mínimo en porcentaje —1,5 % mientras no se configure otro— y, opcionalmente, un ahorro mínimo en dinero. Por debajo del umbral el reparto queda como acción secundaria. Ambos valores se ajustan en Configuración de la organización, en el bloque Adjudicación parcial, y los cambia un administrador de la organización.

Las acciones de la banda dependen del caso. Ver reparto y generar OCs abre la adjudicación parcial ya precargada con la mejor combinación; Adjudicar todo a {proveedor} adjudica la compra completa a la mejor propuesta; Armar adjudicación parcial abre el reparto en blanco; y cuando faltan tipos de cambio, Ajustar tipo de cambio lleva al editor de la cabecera.

El enlace ¿Cómo se calculó? despliega el detalle del cálculo: una tabla con cada línea, el proveedor que la gana, el precio comparable, la cantidad y el subtotal, el total al pie, la lista de líneas que quedaron afuera por no tener tipo de cambio, y la barra de composición de la mejor combinación (qué parte del importe se lleva cada proveedor y con cuántos ítems). Cuando hubo que convertir monedas para comparar, una nota aclara que los importes se convirtieron solo para la comparación: en modo moneda original los precios se siguen mostrando tal como los cotizó cada proveedor. En el PDF, el detalle del cálculo se imprime siempre, esté desplegado o no.

Comparación de precios unitarios

La planilla de precios enfrenta ítem por ítem a todos los proveedores. En cada fila, el precio más barato se marca con una pastilla verde con una tilde (✓) y los demás indican cuánto más caros son (+X%), incluso cuando cotizaron en monedas distintas: la comparación se hace internamente al tipo de cambio del día y, en modo moneda original, el importe que se muestra nunca se convierte. Cuando una fila no se puede comparar (moneda sin tipo de cambio, ítem sin precio), no se muestra ningún porcentaje en lugar de arriesgar uno falso. La cantidad va siempre con su unidad de medida (70 EA, 100 M), y el tacho junto a cada ítem permite cancelar esa línea cuando ya no se va a comprar.

En el encabezado de cada proveedor, debajo del nombre, se lee su total por moneda y cuántos ítems cotizó sobre el total de la solicitud, sin necesidad de bajar al pie de la planilla. Al lado hay dos botones: el de adjuntos, con la cantidad de documentos que trajo esa cotización, y Mail, que abre el correo con el que el proveedor respondió. Si no hay adjuntos, o no hay correo, el botón correspondiente no aparece.

Arriba de la tabla hay un buscador por nombre o código de ítem y filtros rápidos (Sin decidir, Diferencia >10%, Parciales). El interruptor Ver detalles despliega de una vez el detalle de todas las filas de la página —código interno, código de fabricante y especificaciones técnicas— y recuerda la preferencia para las próximas comparativas; la flecha al comienzo de cada fila sigue sirviendo para abrir una sola. El ícono ⓘ junto a un precio abre la descripción que ese proveedor escribió para el ítem, útil cuando cotizó una marca o una presentación distinta.

Cuando la solicitud tiene muchos ítems, la tabla se pagina —25, 50 o 100 ítems por página, o Todas para verlas de corrido— y los encabezados quedan fijos al desplazarse, así el nombre del proveedor no se pierde de vista. El PDF siempre lleva la planilla completa, sin paginar.

El botón Mapa de calor tiñe las celdas según cuánto más caras son que la más barata de su fila: cuanto más intenso el azul, mayor el sobrecosto. La referencia debajo de la tabla indica los tramos (hasta 10%, 20%, 30%, 40% y más de 40%). Se apaga con el mismo botón y no está disponible mientras se editan precios.

La planilla cierra con una fila de totales por columna: en modo moneda original, el total de cada proveedor desglosado por moneda; en modo convertido, el total comparable con su moneda base y la fecha del tipo de cambio usado (o el aviso de que el tipo de cambio es manual). Los proveedores que cotizaron solo una parte llevan el sufijo parcial.

La tabla incluye:

• Columnas: línea del ERP (si aplica), ítem con su descripción, cantidad, y el precio de cada proveedor.

• Estado de cada proveedor: un ícono indica si cotizó completo (✓ verde), si cotizó parcial (▲ amarillo) o si rechazó (✕ rojo).

• Plazo de entrega por ítem: coloreado para leerlo de un vistazo (verde el más rápido, rojo el más lento, ámbar intermedio).

• Datos adicionales del ítem: con el botón Detalles expandís bajo cada ítem el código interno, el código de fabricante y las especificaciones técnicas.

• Adjuntos del proveedor: si la cotización incluye documentos, los abrís desde el ícono de adjunto en el encabezado de cada proveedor.

• Descuentos: si un proveedor tiene descuento global o por ítem, se ve el precio original tachado y el final en verde, con su etiqueta de descuento.

• Ítems ya adjudicados: en adjudicaciones parciales, los ítems que ya tienen ganador aparecen marcados como Adjudicado y atenuados.

Editar precios y cantidades

Con el botón Editar entrás en modo edición. Desde ahí, hacé clic en el lápiz de cualquier celda para corregir el precio, la moneda o la cantidad. Los cambios quedan marcados como "editado" y se aplican con Guardar, que muestra cuántos cambios hay pendientes.

Descuentos

El botón Descuentos abre un panel para cargar, por proveedor, un descuento global (a todos sus ítems) o por ítem, en porcentaje o monto fijo. El panel muestra el resumen de original, final y ahorro, y permite limpiar todo.

Propuestas

La tercera banda muestra una ficha por proveedor, en un riel horizontal que se recorre de izquierda a derecha; con dos propuestas o menos se muestran centradas, sin riel. La mejor propuesta completa va primera; todas las fichas se dibujan igual —ninguna lleva anillo ni borde propio— y lo que la corona es su etiqueta, que además dice con qué criterio. Cada ficha lleva el nombre del proveedor, una etiqueta que la sitúa (Mejor ecualizado, +X%, Parcial, Sin respuesta), el total nominal por moneda en grande —y, en modo convertido, el total comparable debajo—, cuántas líneas gana y cuántas cotizó, y sus condiciones: Total ecualizado, Pago, Entrega y Cobertura. El plazo de pago se muestra interpretado y en el idioma de la pantalla (Contado, 30 días, Anticipado) y no como lo escribió el proveedor; si no se pudo interpretar, se muestra tal cual vino. El orden del riel se elige con el selector Ecualizado · Nominal · Entrega.

La misma ficha resuelve la aprobación interna y la adjudicación de ese proveedor: una pastilla con el estado (Aprobada, Pendiente · k de n, Rechazada, Vencida o Sin solicitar), el nombre de quien respondió, su comentario —recortado a dos líneas, con Ver más— y el veredicto técnico si lo hubo; el botón Solicitar aprobación cuando todavía no se pidió; los botones de adjuntos y Mail para abrir lo que mandó el proveedor; y las acciones Adjudicar —toda la compra a ese proveedor, solo en las propuestas completas— y Adjudicar parcial, que abre la adjudicación parcial precargada con las líneas que ese proveedor sí cotizó. La parcial se ofrece en todas las fichas que cotizaron algo, no solo en las incompletas: repartir es una decisión del comprador, y una propuesta completa también puede ir a medias.

El botón Ver como tabla cambia el riel por la Comparativa detallada: la misma información en formato tabla, con el mejor total y el mejor total ecualizado resaltados en verde y la revisión interna de cada proveedor. La preferencia se recuerda. En el PDF va siempre la tabla, nunca las fichas.

Tanto en la ficha como en la tabla se ve, por proveedor:

• Total: la suma de precio × cantidad de todos los ítems. Si cotizó solo algunos, se aclara "Parcial (X/Y ítems)". Cuando ves en moneda convertida, también se muestra el total en la moneda original.

• Total equalizado: ajusta el total según las condiciones de pago para que los montos sean comparables entre sí, dado que un pago a 30 días no tiene el mismo valor que uno al contado o anticipado.

• Condiciones de pago: el plazo informado por el proveedor (ej. "Net 30", "Contado", "Anticipado").

• Plazo de entrega: un valor único, un rango (mínimo a máximo) o una fecha concreta según lo que haya cotizado.

• Aprobación interna: el estado de aprobación de cada proveedor, con el nombre del aprobador y su comentario.

Scorecard

El scorecard puntúa a los proveedores en cuatro criterios con un peso por defecto que podés ajustar:

• Precio: 40%

• Plazo de entrega: 20%

• Cumplimiento técnico: 30%

• Confiabilidad: 10%

Cada criterio tiene un slider de peso (los pesos se renormalizan para sumar 100%) y un candado para fijarlo mientras ajustás el resto. La evaluación se muestra como una matriz: una fila por criterio y una columna por proveedor, con la nota de 0 a 5 editable y una barra al lado para leerla de un vistazo. La última fila es el total ponderado, con la posición de cada proveedor. Si quedaron cotizaciones fuera del análisis, una línea al pie avisa cuántas están sin evaluar. Los botones Guardar y Resetear de la cabecera guardan la evaluación o la vuelven a los criterios y pesos por defecto. Arriba de la matriz, el gráfico Perfil de evaluación por criterio compara a los proveedores ya evaluados criterio por criterio —un grupo de barras por criterio y una barra por proveedor—, para ver dónde es fuerte cada uno; los criterios sin evaluar no dibujan barra, porque la ausencia de dato no es un cero. Toda esta sección vive dentro del cajón Análisis, al pie de la comparativa: la evaluación respalda la decisión, no la reemplaza.

Con Generar con IA el sistema completa los puntajes y escribe una recomendación de proveedor (editable). También podés resetear a los valores por defecto y guardar el scorecard. Cuando una solicitud ya fue adjudicada, el scorecard pasa a modo auditoría: marca al proveedor adjudicado y plantea si la decisión coincide con el análisis de la IA, para trazabilidad.

El scorecard se habilita cuando hay cotizaciones completas; las cotizaciones parciales quedan excluidas y se aclara por qué.

Ahorros e historial de precios

Cuando un ítem matchea con compras anteriores, Sourced muestra el análisis de ahorro:

• Ahorro nominal: precio histórico vs. precio cotizado hoy.

• Ahorro real: el mismo, pero ajustado por inflación (lleva el precio histórico a valor de hoy). Un indicador marca en verde si le ganaste a la inflación.

• Inflación promedio aplicada y cobertura (cuántos ítems tienen historial).

• Una tabla expandible detalla, ítem por ítem, precio histórico, precio actual, inflación aplicada, precio histórico ajustado y ahorro nominal y real (normalizado a la moneda objetivo).

Cuando un ítem aparece sin historial. Sourced solo compara contra una compra anterior si puede confiar en el dato. Si al precio histórico le falta la moneda, si no hay tipo de cambio para llevarlo a la moneda de la cotización, o si los dos precios difieren tanto entre sí que la comparación no puede ser real, el ítem se muestra sin historial en lugar de publicar un ahorro que no existe. Suele pasar con históricos importados cuya moneda quedó mal cargada. Si ves un ítem que debería tener historial y no lo tiene, avisanos: casi siempre se corrige reetiquetando la carga original.

Desde la tarjeta de historial se abre el detalle completo de las compras anteriores que matchearon. Historial, ahorros y —en organizaciones de Brasil— impuestos viven juntos en el cajón Análisis, plegado al pie de la comparativa: se abre con un clic, recuerda si quedó abierto para las próximas y en el PDF se incluye siempre, esté abierto o cerrado.

Impuestos (Brasil)

Para organizaciones de Brasil se muestra una sección extra con el desglose de impuestos y el preço líquido de cada proveedor.

Aprobaciones internas

Con Solicitar aprobación se pide el visto bueno de los aprobadores antes de adjudicar: se elige el proveedor, el plazo y los comentarios, y el sistema les envía el pedido por email. El pedido se dispara desde el botón Solicitar aprobación de la ficha del proveedor, y el formulario se abre con esa propuesta ya elegida. El estado (aprobada / rechazada / pendiente / vencida) se ve en la ficha de cada proveedor y en la vista de tabla, con el nombre de quien respondió y su comentario.

Hay dos tipos de solicitud:

• Completa: incluye precios, condiciones y la comparativa entera. Es la aprobación comercial de siempre.

• Técnica: solo el detalle técnico de los ítems y sus adjuntos, sin precios. Sirve para que un referente valide que lo ofrecido cumple, sin verle el costo. El aprobador entra en un modo propio y responde Cumple / No cumple técnicamente; las descargas y los adjuntos con información comercial le quedan bloqueados.

En los dos casos se elige qué adjuntos incluir: el aprobador ve únicamente los que se hayan tildado, y los que contienen precios aparecen marcados para no mandarlos por descuido en una revisión técnica.

Cuando el aprobador responde, al comprador le llega un aviso. Si algún email no se pudo enviar, la pantalla lo dice y permite reintentar, igual que cuando ya había una solicitud pendiente para ese destinatario. Y cuando el monto de una oferta no se conoce, se muestra como monto no informado en lugar de un engañoso US$ 0,00.

Adjudicar

• Adjudicación total: un solo proveedor se lleva todos los ítems, con el botón Adjudicar de su ficha o con Adjudicar todo a {proveedor} en la banda de recomendación.

• Adjudicación parcial (split): los ítems se reparten entre varios proveedores. Se llega desde Ver reparto y generar OCs —precargado con la mejor combinación— o Armar adjudicación parcial, en la banda de recomendación, y también desde Adjudicar parcial en la ficha de un proveedor, que precarga las líneas que ese proveedor cotizó. Se abre un modal donde, ítem por ítem, se elige a qué proveedor va cada uno: el precio más barato de cada ítem aparece resaltado, aunque los proveedores hayan cotizado en monedas distintas, y la cantidad se muestra con su unidad de medida. El botón Usar mejor combinación asigna de una vez el proveedor más barato de cada ítem, y el Resumen de la adjudicación muestra, proveedor por proveedor, cuántos ítems se le asignaron y el subtotal de cada uno, además de cuántas órdenes de compra se van a generar.

1. Elegí el ganador por ítem o para toda la solicitud.

2. Si tu organización tiene habilitada la revisión de OC, antes de generar la orden aparece un paso para editar sus datos (condiciones, fletes, impuestos, plazo, notas), por OC en el caso del split.

3. Confirmá. Se generan las órdenes de compra.

4. Notificá a los no adjudicados: un modal te propone el aviso (plantilla configurable) para los proveedores que cotizaron y no ganaron. Es opcional pero recomendado: cuida la relación para la próxima. No se envia notificación a los proveedores adjudicados.

Las compras grandes pueden tardar; si una adjudicación demora, verificá el resultado en Órdenes de compra.

Exportar

• Descargar PDF: genera la comparativa completa lista para imprimir o compartir.

• Descargar Excel: exporta la comparación con precios, descuentos, historial, tipo de cambio e impuestos.

Estados y casos especiales

• Licitación en curso: si el plazo todavía no venció, un banner avisa que la comparación es parcial.

• Cotización incompleta: las parciales se marcan y quedan fuera del scorecard.

• Sin cotizaciones: si nadie respondió, podés relanzar el pedido a más proveedores.

• Parcialmente adjudicada: los ítems ya adjudicados quedan marcados y el resto sigue disponible para decidir.

Las órdenes generadas se siguen desde Órdenes de compra.

Cotizaciones pendientes de revisión

Cuando una cotización fue reprocesada o importada manualmente y todavía no confirmó los datos extraídos, no entra a la comparativa: primero hay que revisarla en la pestaña Cotizaciones del pedido.

Para que no se pierda de vista, la comparativa muestra un aviso con los proveedores pendientes de revisión. Al hacer clic en un proveedor, se abre directamente el modal de revisar y confirmar de esa cotización. Una vez confirmada, la propuesta aparece en la comparativa como las demás.