Consignaciones

Las consignaciones son una funcionalidad que se habilita por organización. Si no la ves en tu menú, hablá con tu contacto de Sourced.

Para los casos en que tus proveedores mantienen stock consignado en tus depósitos (mercadería que sigue siendo del proveedor hasta que la consumís), Sourced puede gestionar ese stock por períodos. Registra los consumos, calcula cuánto corresponde reponer y cuánto facturar, y lo publica para que cada proveedor lo vea en su portal y facture lo consumido.

Es un flujo a medida que se configura junto con tu equipo de Sourced según cómo opere tu organización.

Master de ítems

El Master de ítems es la lista de qué materiales tiene cada proveedor en consignación y cuánto stock querés tener de cada uno. Cada fila es un proveedor, un código de material (el código de tu ERP), su descripción, la necesidad (el stock objetivo que el proveedor tiene que mantener), la unidad y, si el proveedor lo usa, su NP (número de parte propio).

Solo podés elegir proveedores que tengan cargado su código ERP en la ficha del proveedor: ese código es lo que cruza el master con los reportes del ERP al calcular un período. Si un proveedor no aparece en el buscador, primero completá su código ERP en Proveedores.

Podés cargar ítems de a uno con Agregar ítem, editarlos en la misma tabla con Editar, o importar muchos con Importar Excel usando la plantilla descargable (columnas supplier_external_id, material_code, material_desc, necesidad, unit_of_measure y supplier_part_number). Si una fila ya existe para ese proveedor y material, se actualiza; si no, se crea. Las filas cuyo código ERP no corresponde a ningún proveedor se saltean y se informan al final. El buscador filtra por proveedor, código, NP o descripción.

Número de parte del proveedor (NP)

Algunos proveedores identifican sus piezas con un código propio que no existe en tu ERP. El NP proveedor es un campo opcional del master para guardar ese código al lado del código de material, así el proveedor reconoce cada línea de la liquidación sin tener que traducir códigos.

Lo cargás vos, por pantalla (al agregar o editar el ítem) o por la columna supplier_part_number del Excel de importación. En el Excel la columna es opcional: si no viene, o viene vacía en una fila, el NP que ya estaba cargado se conserva. Para borrar un NP, editá el ítem y dejá el campo vacío. Si tus NP tienen ceros a la izquierda, la columna del Excel tiene que estar en formato texto (la plantilla ya viene así): un NP guardado como número pierde los ceros, y el resultado de la importación te lo avisa.

El NP es solo informativo: no participa del cruce con los reportes del ERP ni del cálculo. Al calcular un período se copia a cada línea, así una liquidación ya publicada muestra el NP que tenía en ese momento aunque después lo cambies en el master. Se ve en la tabla de líneas, en los Excel que descargás y en el portal del proveedor.

Períodos y archivos del ERP

Un período es un cierre de liquidación (por ejemplo, una quincena) con un código y un rango de fechas. Lo creás con Nuevo período y después subís los cuatro reportes exportados de tu ERP, cada uno con una pieza del cálculo:

• MB51 – Ingresos del período: los movimientos de entrega del proveedor en el período (material, cantidad, remito y fecha).
• MB54 – Stock del proveedor: el stock consignado del proveedor que tenés en tu depósito.
• MRKO – Consumos a facturar: lo que consumiste y todavía no está liquidado, con cantidad, importe y moneda.
• ZSPU – Stock propio: tu stock libre por material.

Al subir cada archivo se valida que se pueda leer y se muestra cuántas filas trae. Subir de nuevo un tipo reemplaza al anterior. Con los cuatro cargados se habilita Calcular.

Qué calcula y cómo leer las líneas

Calcular genera una línea por cada ítem activo del master, cruzando proveedor y material contra los cuatro reportes. Los materiales que están en los reportes pero no en el master se ignoran. Recalcular borra y vuelve a generar todas las líneas.

• Cierre anterior: el stock consignado que tenía esa línea en el período anterior.
• Necesidad (X): el stock objetivo del master al momento de calcular.
• Ingresos, Stock consignado y Stock propio: lo que dice cada reporte. Total stock es la suma de los dos stocks.
• A reponer: cuánto le falta al proveedor para llegar a la necesidad; en rojo cuando falta, con guion cuando el stock alcanza. % cobertura es esa diferencia sobre la necesidad.
• A facturar y Total a facturar: la cantidad consumida sin liquidar y su importe en la moneda del reporte.
• Validación: control cruzado entre períodos: cierre anterior más ingresos menos stock consignado actual tiene que dar lo consumido. OK si coincide, REVISAR si no (suele ser un remito cargado después del corte o un movimiento corregido en el ERP), N/A si no hay período anterior para comparar.

La tabla se ordena por cualquier columna, se filtra por proveedor y por texto (código, NP o descripción) y se descarga a Excel. La pestaña Ingresos del período lista los remitos uno por uno, con el NP al lado del material, también descargable.

Estados y publicación

El período nace en Borrador. Cuando los números están controlados podés marcarlo como Revisado; si recalculás, vuelve a borrador. Publicar congela el período (ya no se pueden subir archivos ni recalcular) y le avisa por email a cada proveedor incluido que tiene el portal de consignaciones habilitado, con un enlace directo a su liquidación. Un período publicado no se puede editar ni borrar: si hay que corregir algo, se corrige en el ERP y se refleja en el período siguiente. Solo se borran períodos en borrador.

Para que un proveedor vea sus liquidaciones, en su ficha de Proveedores tiene que estar marcada la opción de consignación habilitada.

Indicadores

La pestaña Indicadores resume los cierres publicados: cuánto cumple cada proveedor con la reposición, cuánto stock consignado hay en el depósito y cuánto consumo queda por facturar. Podés elegir el rango de cierres (este año, últimos 12 meses o todo), el cierre que querés ver (por defecto, el último del rango) y la moneda; los montos en distintas monedas nunca se suman entre sí.

Evaluación (% de cumplimiento): por proveedor y por cierre, la proporción de ítems del master que tienen stock (stock total mayor que cero). Un proveedor con 20 ítems y 2 en stock cero evalúa 90%. El objetivo corporativo es 95%: verde Cumple a partir de 95%, amarillo Bajo target entre 90% y 94%, rojo No cumple por debajo de 90%. La evaluación promedio es el promedio simple entre proveedores.

Ranking: un proveedor por fila con los datos del cierre elegido: ítems, cuántos en cero, stock en $, consumo a facturar en $, evaluación y estado. Hacer clic en la fila abre ese período.

Gráficos: la evolución del cumplimiento cierre por cierre contra la línea del 95%, para el general o para un proveedor, y las barras de stock y consumo de los 10 proveedores que más mueven (la evaluación de cada uno aparece al pasar el mouse). Cada gráfico tiene su tabla con Ver tabla, que en el de stock y consumo incluye a todos los proveedores.

El stock en $ sale del reporte MB54 de cada cierre. Los cierres calculados antes de que existiera esta pestaña no lo tienen guardado: aparece un aviso con el botón Completar desde los archivos MB54, que lo lee de los archivos ya subidos sin tocar cantidades ni estados. Si el archivo cambió después de calcular el cierre, o no trae el valor o la moneda de un material, ese material queda sin valorizar. Un proveedor con algunos materiales sin valorizar muestra su stock en $ con un *: es un subtotal parcial.

Revisión de los proveedores

Cuando publicás un período, cada proveedor con el portal habilitado recibe el aviso y tiene que responder la liquidación desde su portal. Todos los artículos cuentan como conformes salvo los que marque con una diferencia, siempre con el motivo. Además confirma el despacho de cada faltante (cantidad, fecha estimada y comentario).

Si a las 24 horas no respondió, le llega un recordatorio por email; a las 48 horas, el último. Después de eso no pasa nada automático: sigue como Sin revisar hasta que responda.

En el detalle del período, la pestaña Revisión de proveedores arranca con un resumen: cuántos proveedores revisaron sobre cuántos se esperan, cuántos marcaron diferencias, el monto con diferencia (por moneda) y los despachos confirmados. Debajo, dos vistas:

• Revisión de la liquidación: una fila por proveedor con su estado (Sin revisar, Conforme o Con diferencias), quién y cuándo revisó, o cuántos recordatorios lleva. Los que tienen diferencias aparecen primero y abiertos: su comentario general y cada artículo con diferencia, con el monto a facturar y qué no coincide.
• Despachos: la reposición de faltantes que confirmaron los proveedores, agrupada por proveedor: cuánto faltaba, cuánto envía (marcado como envío parcial si es menos), cuándo llega aprox., el comentario y cuándo lo actualizó por última vez.

En la lista de períodos, la columna Revisaron cuenta cuántos proveedores ya revisaron sobre cuántos se esperan.

Cuando un proveedor responde marcando diferencias, los compradores de la organización reciben una notificación en la plataforma que abre esa pestaña. La plataforma no cambia cantidades ni montos por una diferencia: se revisa contra el ERP y se refleja en el cierre siguiente.