Gestionar una licitación

Una vez creada, la licitación se administra desde su detalle, organizado en pestañas: General, Ítems, Documentos, Proveedores, Q&A, Evaluadores, Comparativa, Bitácora y Actividad. Arriba ves el estado, el tipo, la visibilidad del Q&A y la línea de fases (Borrador → Publicada → En evaluación → Adjudicada).

Publicar

Mientras está en borrador, nadie la ve. Para publicarla, el único requisito previo es tener al menos un proveedor invitado. Al publicar: el estado pasa a Publicada, se fija la fecha de publicación, arranca el cronograma y los proveedores invitados reciben el email con el acceso al portal.

Proveedores

• Invitar más proveedores en cualquier momento, eligiendo a qué contactos avisar (igual que en la creación).

• Sugerir con IA: activás esta opción y el sistema propone proveedores relevantes con un puntaje de afinidad.

• Reenviar invitación a un proveedor (ajustando contactos y si se notifica el email principal) y copiar el link del portal para mandárselo por otra vía.

• Cada invitación muestra su estado: invitado, visto, propuesta enviada o rechazado.

Período de preguntas (Q&A)

• Los oferentes envían consultas desde su portal. Según la configuración, el Q&A es público (todos ven preguntas y respuestas, aunque de forma anónima: los oferentes no ven quién hizo cada consulta) o privado (cada uno ve solo las suyas).

• Respondés desde la pestaña Q&A y podés adjuntar archivos a la respuesta. Al responder se notifica al proveedor.

• Las preguntas técnicas pueden derivarse a los evaluadores, que devuelven un borrador de respuesta. El comprador lo revisa y publica, o lo devuelve con feedback para que lo corrijan.

Circulares

Para comunicar aclaraciones, cambios de alcance o prórrogas, enviá una circular: cargás asunto y cuerpo, elegís los destinatarios entre los invitados y queda registrada en el historial del expediente. Los proveedores la ven en su portal. Cuando editás una fecha o dato relevante de una licitación ya publicada, el sistema te ofrece avisar el cambio por circular.

Recordatorios y seguimientos automáticos

La plataforma se ocupa de insistir por vos. De forma automática (por email y notificación en el portal):

• Aviso de cierre próximo: a todos los proveedores invitados (que no hayan rechazado), unas 24 a 48 horas antes de cada cierre (el del período de preguntas y el de recepción de ofertas), una vez por licitación.

• Seguimiento a los que no participaron: a los invitados que todavía no enviaron su propuesta se les manda hasta dos recordatorios. El primero a mitad de camino entre la invitación y el cierre, y el segundo cerca del cierre como último aviso. Si el proveedor envía su propuesta, los recordatorios se detienen.

Los recordatorios a evaluadores y los avisos al comprador no son automáticos: las preguntas técnicas se derivan a los evaluadores cuando vos lo decidís.

Editar una licitación publicada

Con el modo edición activado podés ajustar, ya publicada, el título, la descripción y las fechas (edición inline con autoguardado). Quedan bloqueados el tipo de licitación, la visibilidad del Q&A, el modo de propuesta y los criterios, que solo se cambian en borrador. Los ítems sí se pueden modificar: ver más abajo. Las fechas solo se pueden extender hacia adelante.

• Extender plazos: un asistente te deja mover el cierre de preguntas, de ofertas o de evaluación, con un motivo y eligiendo a qué proveedores avisar (no siempre corresponde avisarles a todos). Las opciones dependen de la fase: con la recepción ya cerrada (licitación En evaluación) lo único que se extiende es el cierre de ofertas, y hacerlo reabre la recepción — la licitación vuelve a Ofertas abiertas con el nuevo plazo, sobre la misma ronda, sin gastar una de las tres, sin tocar las invitaciones y sin descartar las ofertas ya recibidas.

• Documentos: podés sumar documentos del pliego después de publicar (y avisar por circular).

Modificar ítems con la licitación publicada

Además, mientras la licitación esté publicada (en consultas o recibiendo ofertas, antes de la evaluación), desde la pestaña Ítems podés usar Editar ítems para agregar, cambiar cantidades, unidades, precios objetivo o especificaciones, y cancelar ítems (se pueden restaurar después). Los cambios se confirman todos juntos en un paso.

Al confirmar, Sourced:

• Devuelve a borrador las propuestas ya enviadas en la ronda vigente, para que cada proveedor las revise y las vuelva a enviar con los ítems nuevos.

• Si estás en una ronda 2 o 3, los proveedores que tenían marcada "mantiene su oferta anterior" pierden esa marca: su oferta vieja ya no puede valer con ítems distintos. Las rondas cerradas no se tocan.

• Envía una circular automática a los participantes de la ronda con el detalle de los cambios y el motivo que hayas escrito. Vienen todos marcados; podés destildar a alguno antes de confirmar.

• Registra el cambio en la actividad de la licitación, que también sale en el legajo.

No se puede cancelar el último ítem activo, ni modificar ítems con el plazo de ofertas vencido (extendelo primero), en evaluación o después de adjudicar.

Recepción de ofertas

• Los proveedores cargan precios por ítem, plazos, notas técnicas/comerciales y la documentación requerida desde el portal. Pueden cotizar parcialmente.

• Una propuesta enviada se puede corregir hasta que vence el plazo de ofertas: el proveedor la edita desde el portal y la vuelve a enviar, y la versión nueva reemplaza a la anterior (si ya se había evaluado, esa evaluación se descarta y hay que volver a correrla). Vencido el plazo ninguna propuesta se modifica. Para admitir mejoras hay dos caminos: reabrir la recepción extendiendo el cierre de ofertas —las propuestas vuelven a ser editables hasta el nuevo plazo, sin gastar una ronda— o abrir una nueva ronda.

• En sobre cerrado, las propuestas no se ven hasta que cierra la recepción.

Comparativa y evaluación

Al cierre, la licitación pasa a En evaluación. En la pestaña Comparativa ves el ranking de ofertas, los puntajes y los documentos de cada propuesta, y desde ahí se dispara la evaluación por IA y se consolidan los puntajes de los evaluadores. Todo ese flujo (envío a evaluadores, scorecard y evaluación con IA) está detallado en Evaluación de propuestas.

Adjudicar

Elegís al proveedor ganador y adjudicás. La propuesta ganadora queda aceptada, el resto rechazadas, la licitación pasa a Adjudicada y se genera la orden de compra. Si necesitás otra vuelta (por ejemplo, para negociar), podés abrir una nueva ronda (hasta tres).

Otras acciones

• Cancelar: termina el proceso y notifica a los invitados.

• Actividad: la pestaña de auditoría registra cada acción (quién, qué, cuándo, valor anterior y nuevo).

• Descargar paquete: bajás toda la licitación y sus propuestas en un ZIP.

Bitácora

La pestaña Bitácora es el registro interno del equipo sobre el proceso: dejá una nota después de una reunión presencial, una llamada con un proveedor o un acuerdo verbal, con archivos adjuntos si hace falta. Así todo el equipo tiene el contexto en un solo lugar.

• Las notas son solo internas: los proveedores nunca las ven.

• Podés editar tus propias notas (quedan marcadas como "editada") y eliminarlas; el administrador de la organización también puede eliminar notas de otros.

Licitación pública y link compartible

Al marcar una licitación como pública, Sourced genera un link con la dirección del portal de proveedores de tu empresa. Quien abra ese link ve el título, el código, la descripción, el estado y las fechas de la licitación. Nada más: ni los ítems, ni los documentos, ni la lista de invitados.

• Requisito: tu empresa tiene que tener configurado el portal de proveedores. Si no lo tiene, el interruptor aparece deshabilitado con el motivo.
• Dónde: al crear la licitación, en el paso General ("Licitación pública"). Después, en el detalle de la licitación, en la tarjeta "Licitación pública" —viene plegada, hacé clic en el título para abrirla; cuando el link está prendido, el encabezado muestra el chip "Activa"—. Ahí también está el botón "Copiar link público".
• Publicar sin invitados: una licitación pública se puede publicar aunque no hayas invitado a ningún proveedor; los proveedores llegan por el link.
• Quién participa: cualquier proveedor que abra el link e inicie sesión (o cree su cuenta) queda inscripto al instante, como si lo hubieras invitado. En la lista de invitados aparece con la etiqueta "Link público".
• Apagar y prender: si desactivás "Licitación pública", el link deja de funcionar. Si la volvés a activar, el mismo link vuelve a andar.
• Licitación cerrada: el link sigue mostrando la licitación con su estado, pero sin el botón de participar.
• Proveedor dado de baja: si quitaste a un proveedor de la licitación, no puede volver a entrar por el link. Si querés que participe, reactivalo desde la lista de invitados.

Mensajes privados

Además de las preguntas del Q&A, con cada proveedor puede abrir un canal de mensajes privados 1 a 1: aunque el Q&A de la licitación sea público, estos mensajes son invisibles para el resto de los oferentes.

Cómo iniciar una conversación

• Desde la pestaña Q&A, con el botón Nuevo mensaje.
• Desde la fila del proveedor, con el botón de mensaje.

Al escribirle por primera vez a un proveedor, le llega un email con un link a su portal para ver y responder el mensaje. Cuando responde, usted recibe una notificación en la app y por email.

Tenga en cuenta que las circulares dirigidas (enviadas a proveedores puntuales) ahora solo son visibles para sus destinatarios en el portal; las circulares generales las siguen viendo todos los oferentes.

Monedas y tipo de cambio en la comparativa de una licitación de acuerdo

Cuando la licitación es para crear o renovar un acuerdo comercial, la pestaña Comparativa arma la canasta ponderada por consumo y compara a todos los proveedores por precio, aunque alguno cotice en otra moneda: ya no queda afuera de la comparación por eso.

Arriba de la matriz de precios, el encabezado dice “Comparado en {moneda}” y de dónde sale esa moneda: primero la de la licitación (si la tiene), si no la moneda por defecto de tu organización, si tampoco hay la que más se repite entre las ofertas cargadas y, si ninguna oferta declaró moneda, “Sin moneda de comparación” — en ese caso los importes se comparan tal como los cargó cada proveedor, sin convertir nada.

Debajo del encabezado, una línea por cada moneda distinta a la de comparación muestra la cotización usada (“1 {moneda} = {tasa} {moneda base}”) y su fuente: BNA (Banco de la Nación Argentina), BCRA, BCB (Brasil), BANREP (Colombia), BCRP (Perú), o una fuente de respaldo cuando el banco central no responde. Si no se pudieron traer los tipos de cambio, un aviso lo dice y ningún importe se puede rankear por precio.

Cada precio e importe de la matriz se muestra ya convertido a la moneda de comparación, con el original y su propia moneda visible al lado (o al pasar el mouse). Si un proveedor cotiza ítems en varias monedas, su canasta ponderada también se abre por moneda: nunca se suma una cifra en pesos con otra en dólares en un solo número.

Una celda puede mostrar “No comparable” en vez de un importe. Los motivos posibles (los comparte toda la comparativa de la plataforma):

• Sin moneda declarada: el proveedor cargó un precio sin decir en qué moneda cotiza.
• Falta el tipo de cambio: la moneda es válida, pero no se consiguió su cotización contra la moneda de comparación.
• Sin moneda de comparación: ninguna oferta declaró moneda y tampoco hay moneda de licitación ni de organización contra la cual comparar.
• No cotizó nada: el proveedor no cargó precio para ningún ítem de esa canasta.
• Moneda no soportada, importe sin convertir y moneda supuesta, no declarada: casos de borde donde el sistema no pudo convertir con certeza un importe puntual.

Nunca se asume que dos monedas valen lo mismo: si no hay con qué convertir, la celda queda marcada como no comparable en vez de sumarse igual.

Al adjudicar al catálogo, el resumen por proveedor también es honesto con las monedas: si adjudicaste ítems de un mismo proveedor en monedas distintas y no se pueden convertir todas a la de comparación, el total de ese proveedor dice “No comparable” en vez de mostrar una suma inventada, y se aclara cuando “Cotiza en varias monedas”.

La licitación guarda la cotización (tasa, fecha y fuente de cada moneda) con la que se tomó la decisión de adjudicar. Si de ahí nace una orden de compra, su circuito de aprobación usa esa misma foto del tipo de cambio, no el del día en que se aprueba.

Adjudicar una licitación de acuerdo al catálogo

En una licitación cuyo propósito es crear o renovar un acuerdo comercial, la pestaña Comparativa tiene el botón Adjudicar al catálogo en lugar de la adjudicación común. La adjudicación es por ítem: elegís el proveedor ganador de cada uno, o No adjudicar y ese ítem queda desierto (antes de confirmar se te avisa cuántos ítems quedarían sin adjudicar). Con eso se crea un acuerdo por proveedor, con los ítems y los precios que ganó. Esta adjudicación no genera ninguna orden de compra: lo que queda es el catálogo cargado.

En el mismo modal definís la vigencia (desde/hasta) de los acuerdos que se van a crear y, si querés, una cláusula de ajuste: sin cláusula, re-cotización periódica o ajuste por índice, con el período en meses y el nombre del índice. Es la cláusula que después dispara sola el pedido de actualización de precios al proveedor.

Al confirmar, cada proveedor ganador queda con su acuerdo nuevo en el catálogo (desde el aviso de éxito podés ir directo con Ver acuerdo), las propuestas ganadoras pasan a aceptadas, las demás quedan rechazadas y a los proveedores que no ganaron se les avisa. La licitación pasa a adjudicada y no se puede adjudicar dos veces.

La licitación guarda además la foto del tipo de cambio con la que se decidió (tasa, fecha y fuente de cada moneda). De ahí en más, la comparativa de esa licitación se sigue mostrando con esas cotizaciones, no con las del día en que la abrís.