Gerenciar uma licitação

Uma vez criada, a licitação é administrada a partir do seu detalhe, organizado em abas: Geral, Itens, Documentos, Fornecedores, Q&A, Avaliadores, Comparativo, Diário de bordo e Atividade. No topo você vê o status, o tipo, a visibilidade do Q&A e a linha de fases (Rascunho → Publicada → Em avaliação → Adjudicada).

Publicar

Enquanto está em rascunho, ninguém a vê. Para publicá-la, o único requisito prévio é ter pelo menos um fornecedor convidado. Ao publicar: o status passa a Publicada, define-se a data de publicação, o cronograma começa e os fornecedores convidados recebem o email com o acesso ao portal.

Fornecedores

• Convidar mais fornecedores a qualquer momento, escolhendo quais contatos avisar (igual que na criação).

• Sugerir com IA: você ativa esta opção e o sistema propõe fornecedores relevantes com uma pontuação de afinidade.

• Reenviar convite a um fornecedor (ajustando contatos e se o email principal é notificado) e copiar o link do portal para enviá-lo por outra via.

• Cada convite mostra seu status: convidado, visto, proposta enviada ou recusado.

Período de perguntas (Q&A)

• Os participantes enviam perguntas a partir do seu portal. Conforme a configuração, o Q&A é público (todos veem perguntas e respostas, embora de forma anônima: os participantes não veem quem fez cada consulta) ou privado (cada um vê apenas as suas).

• Você responde a partir da aba Q&A e pode anexar arquivos à resposta. Ao responder, o fornecedor é notificado.

• As perguntas técnicas podem ser encaminhadas aos avaliadores, que retornam um rascunho de resposta. O comprador o revisa e publica, ou o devolve com feedback para que seja corrigido.

Circulares

Para comunicar esclarecimentos, mudanças de escopo ou prorrogações, envie uma circular: você preenche assunto e corpo, escolhe os destinatários entre os convidados e fica registrada no histórico do processo. Os fornecedores a veem no seu portal. Quando você edita uma data ou dado relevante de uma licitação já publicada, o sistema oferece avisar a mudança por circular.

Lembretes e acompanhamentos automáticos

A plataforma se encarrega de insistir por você. De forma automática (por email e notificação no portal):

• Aviso de encerramento próximo: a todos os fornecedores convidados (que não tenham recusado), cerca de 24 a 48 horas antes de cada encerramento (o do período de perguntas e o de recepção de ofertas), uma vez por licitação.

• Acompanhamento dos que não participaram: aos convidados que ainda não enviaram sua proposta são enviados até dois lembretes. O primeiro no meio do caminho entre o convite e o encerramento, e o segundo perto do encerramento como último aviso. Se o fornecedor enviar sua proposta, os lembretes param.

Os lembretes aos avaliadores e os avisos ao comprador não são automáticos: as perguntas técnicas são encaminhadas aos avaliadores quando você decide.

Editar uma licitação publicada

Com o modo edição ativado você pode ajustar, já publicada, o título, a descrição e as datas (edição inline com salvamento automático). Ficam bloqueados o tipo de licitação, a visibilidade do Q&A, o modo de proposta e os critérios, que só podem ser alterados em rascunho. Os itens podem ser modificados: veja mais abaixo. As datas só podem ser estendidas para frente.

• Estender prazos: um assistente deixa você mover o encerramento de perguntas, de ofertas ou de avaliação, com um motivo e escolhendo quais fornecedores avisar (nem sempre convém avisar a todos). As opções dependem da fase: com a recepção já encerrada (licitação Em Avaliação) o único prazo que se estende é o encerramento de ofertas, e fazer isso reabre a recepção — a licitação volta a Ofertas Abertas com o novo prazo, na mesma ronda, sem gastar uma das três, sem tocar os convites e sem descartar as propostas já recebidas.

• Documentos: você pode adicionar documentos do edital depois de publicar (e avisar por circular).

Modificar itens com a licitação publicada

Além disso, enquanto a licitação estiver publicada (em consultas ou recebendo ofertas, antes da avaliação), na aba Itens você pode usar Editar itens para adicionar, alterar quantidades, unidades, preços-alvo ou especificações, e cancelar itens (podem ser restaurados depois). As mudanças são confirmadas todas juntas em uma etapa.

Ao confirmar, o Sourced:

• Devolve para rascunho as propostas já enviadas na rodada vigente, para que cada fornecedor as revise e as reenvie com os novos itens.

• Se você estiver na rodada 2 ou 3, os fornecedores que tinham marcado "manter oferta anterior" perdem essa marca: a oferta antiga não pode mais valer com itens diferentes. As rodadas encerradas não são alteradas.

• Envia uma circular automática aos participantes da rodada com o detalhe das mudanças e o motivo informado. Todos vêm marcados; você pode desmarcar alguns antes de confirmar.

• Registra a mudança na atividade da licitação, que também aparece no dossiê.

Não é possível cancelar o último item ativo, nem modificar itens com o prazo de propostas vencido (prorrogue-o antes), em avaliação ou depois de adjudicada.

Recepção de ofertas

• Os fornecedores inserem preços por item, prazos, notas técnicas/comerciais e a documentação requerida a partir do portal. Podem cotar parcialmente.

• Uma proposta enviada ainda pode ser corrigida até o vencimento do prazo de ofertas: o fornecedor a edita no portal e envia novamente, e a versão nova substitui a anterior (se já houver avaliação, ela é descartada e precisa ser refeita). Depois de vencido o prazo nenhuma proposta pode ser modificada. Para admitir melhorias há dois caminhos: reabrir a recepção estendendo o encerramento de ofertas —as propostas voltam a ser editáveis até o novo prazo, sem gastar uma ronda— ou abrir uma nova ronda.

• Em envelope fechado, as propostas não ficam visíveis até que a recepção seja encerrada.

Comparativo e avaliação

No encerramento, a licitação passa a Em avaliação. Na aba Comparativo você vê o ranking de ofertas, as pontuações e os documentos de cada proposta, e a partir daí se dispara a avaliação por IA e se consolidam as pontuações dos avaliadores. Todo esse fluxo (envio aos avaliadores, scorecard e avaliação com IA) está detalhado em Avaliação de propostas.

Adjudicar

Você escolhe o fornecedor vencedor e adjudica. A proposta vencedora fica aceita, as demais rejeitadas, a licitação passa a Adjudicada e é gerada a ordem de compra. Se você precisar de outra rodada (por exemplo, para negociar), pode abrir uma nova rodada (até três).

Outras ações

• Cancelar: encerra o processo e notifica os convidados.

• Atividade: a aba de auditoria registra cada ação (quem, o quê, quando, valor anterior e novo).

• Baixar pacote: você baixa toda a licitação e suas propostas em um ZIP.

Diário de bordo

A aba Diário de bordo é o registro interno da equipe sobre o processo: deixe uma nota depois de uma reunião presencial, uma ligação com um fornecedor ou um acordo verbal, com arquivos anexos se precisar. Assim toda a equipe tem o contexto em um só lugar.

• As notas são apenas internas: os fornecedores nunca as veem.

• Você pode editar suas próprias notas (ficam marcadas como "editada") e excluí-las; o administrador da organização também pode excluir notas de outras pessoas.

Licitação pública e link compartilhável

Ao marcar uma licitação como pública, o Sourced gera um link com o endereço do portal de fornecedores da sua empresa. Quem abrir esse link vê o título, o código, a descrição, o status e as datas da licitação. Nada mais: nem os itens, nem os documentos, nem a lista de convidados.

• Requisito: sua empresa precisa ter o portal de fornecedores configurado. Se não tiver, o interruptor aparece desabilitado com o motivo.
• Onde: ao criar a licitação, na etapa Geral ("Licitação pública"). Depois, no detalhe da licitação, no cartão "Licitação pública" — ele vem recolhido, clique no título para abri-lo; quando o link está ligado, o cabeçalho mostra o chip "Ativa". Lá também está o botão "Copiar link público".
• Publicar sem convidados: uma licitação pública pode ser publicada mesmo que você não tenha convidado nenhum fornecedor; os fornecedores chegam pelo link.
• Quem participa: qualquer fornecedor que abrir o link e fizer login (ou criar a conta) fica inscrito na hora, como se você o tivesse convidado. Na lista de convidados ele aparece com a etiqueta "Link público".
• Desligar e ligar: se você desativar "Licitação pública", o link para de funcionar. Se você ativar de novo, o mesmo link volta a funcionar.
• Licitação encerrada: o link continua mostrando a licitação com seu status, mas sem o botão de participar.
• Fornecedor removido: se você removeu um fornecedor da licitação, ele não consegue voltar a entrar pelo link. Se quiser que ele participe, reative-o na lista de convidados.

Mensagens privadas

Além das perguntas do Q&A, você pode abrir com cada fornecedor um canal de mensagens privadas 1 a 1: mesmo que o Q&A da licitação seja público, essas mensagens ficam invisíveis para os demais licitantes.

Como iniciar uma conversa

• Na aba Q&A, com o botão Nova mensagem.
• Na linha do fornecedor, com o botão de mensagem.

Ao escrever pela primeira vez para um fornecedor, ele recebe um e-mail com um link para o portal dele para ver e responder à mensagem. Quando ele responde, você recebe uma notificação no app e por e-mail.

As circulares direcionadas (enviadas a fornecedores específicos) agora ficam visíveis apenas para seus destinatários no portal; as circulares gerais continuam visíveis para todos os licitantes.

Moedas e taxa de câmbio na comparativa de uma licitação de acordo

Quando a licitação é para criar ou renovar um acordo comercial, a aba Comparativa monta a cesta ponderada por consumo e compara todos os fornecedores por preço, mesmo que algum cote em outra moeda: ele não fica mais de fora da comparação por isso.

Acima da matriz de preços, o cabeçalho mostra “Comparado em {moeda}” e de onde vem essa moeda: primeiro a da própria licitação (se tiver), depois a moeda padrão da sua organização, depois a que mais se repete entre as ofertas carregadas e, se nenhuma oferta declarou moeda, “Sem moeda de comparação” — nesse caso os valores são comparados exatamente como cada fornecedor lançou, sem conversão.

Abaixo do cabeçalho, uma linha para cada moeda diferente da de comparação mostra a cotação usada (“1 {moeda} = {taxa} {moeda base}”) e a sua fonte: BNA (Banco de la Nación Argentina), BCRA, BCB (Brasil), BANREP (Colômbia), BCRP (Peru), ou uma fonte de reserva quando o banco central não responde. Se não foi possível obter as taxas de câmbio, um aviso informa isso e nenhum valor entra no ranking por preço.

Cada preço e valor da matriz aparece já convertido para a moeda de comparação, com o original e a sua própria moeda visíveis ao lado (ou ao passar o mouse). Se um fornecedor cota itens em várias moedas, a cesta ponderada dele também é detalhada por moeda: nunca se soma um valor em pesos com outro em dólares em um único número.

Uma célula pode mostrar “Não comparável” em vez de um valor. Os motivos possíveis (compartilhados por toda a comparativa da plataforma):

• Sem moeda declarada: o fornecedor lançou um preço sem dizer em que moeda está cotando.
• Falta a taxa de câmbio: a moeda é válida, mas não foi possível obter a cotação dela contra a moeda de comparação.
• Sem moeda de comparação: nenhuma oferta declarou moeda e também não há moeda de licitação nem de organização para comparar.
• Não cotou nada: o fornecedor não lançou preço para nenhum item dessa cesta.
• Moeda não suportada, valor não convertido e moeda presumida, não declarada: casos extremos em que o sistema não conseguiu converter com certeza um valor específico.

Nunca se presume que duas moedas valem o mesmo: quando não há com o que converter, a célula fica marcada como não comparável em vez de ser somada mesmo assim.

Ao adjudicar ao catálogo, o resumo por fornecedor também é honesto quanto às moedas: se você adjudicou itens do mesmo fornecedor em moedas diferentes e nem todas podem ser convertidas para a moeda de comparação, o total desse fornecedor mostra “Não comparável” em vez de uma soma inventada, e é indicado quando o fornecedor “Cota em várias moedas”.

A licitação guarda a cotação (taxa, data e fonte de cada moeda) com a qual a decisão de adjudicar foi tomada. Se uma ordem de compra nasce dali, o fluxo de aprovação dela usa essa mesma foto da taxa de câmbio, e não a do dia em que é aprovada.

Adjudicar uma licitação de acordo ao catálogo

Em uma licitação cujo propósito é criar ou renovar um acordo comercial, a aba Comparativa tem o botão Adjudicar ao catálogo no lugar da adjudicação comum. A adjudicação é por item: você escolhe o fornecedor vencedor de cada um, ou Não adjudicar e esse item fica sem adjudicação (antes de confirmar você é avisado de quantos itens ficariam sem adjudicação). Com isso é criado um acordo por fornecedor, com os itens e os preços que ele ganhou. Essa adjudicação não gera nenhuma ordem de compra: o que fica é o catálogo carregado.

No mesmo modal você define a vigência (desde/até) dos acordos que serão criados e, se quiser, uma cláusula de reajuste: sem cláusula, recotização periódica ou reajuste por índice, com o período em meses e o nome do índice. É a cláusula que depois dispara sozinha o pedido de atualização de preços ao fornecedor.

Ao confirmar, cada fornecedor vencedor fica com o seu acordo novo no catálogo (pelo aviso de sucesso você vai direto com Ver acordo), as propostas vencedoras passam a aceitas, as demais ficam rejeitadas e os fornecedores que não ganharam são avisados. A licitação passa a adjudicada e não pode ser adjudicada duas vezes.

A licitação guarda ainda a foto da taxa de câmbio com a qual a decisão foi tomada (taxa, data e fonte de cada moeda). Daí em diante, a comparativa dessa licitação continua sendo exibida com essas cotações, não com as do dia em que você a abre.