Consignação

As consignações são uma funcionalidade habilitada por organização. Se você não a vê no seu menu, fale com seu contato na Sourced.

Para os casos em que seus fornecedores mantêm estoque consignado nos seus depósitos (mercadoria que continua sendo do fornecedor até que você a consuma), a Sourced pode gerenciar esse estoque por períodos. Registra os consumos, calcula quanto deve ser reposto e quanto deve ser faturado, e publica para que cada fornecedor veja no seu portal e fature o que foi consumido.

É um fluxo sob medida, configurado junto com sua equipe da Sourced de acordo com a forma como sua organização opera.

Master de itens

O Master de itens é a lista de quais materiais cada fornecedor mantém em consignação e quanto estoque você quer ter de cada um. Cada linha é um fornecedor, um código de material (o código do seu ERP), sua descrição, a necessidade (o estoque alvo que o fornecedor tem que manter), a unidade e, se o fornecedor usar, seu NP (número de peça próprio).

Só é possível escolher fornecedores que tenham o código ERP cadastrado na ficha do fornecedor: esse código é o que cruza o master com os relatórios do ERP ao calcular um período. Se um fornecedor não aparece na busca, primeiro complete o código ERP dele em Fornecedores.

Você pode cadastrar itens um a um com Adicionar item, editá-los na própria tabela com Editar, ou importar muitos com Importar Excel usando o modelo para download (colunas supplier_external_id, material_code, material_desc, necesidad, unit_of_measure e supplier_part_number). Se uma linha já existe para aquele fornecedor e material, ela é atualizada; senão, é criada. Linhas cujo código ERP não corresponde a nenhum fornecedor são puladas e informadas no final. A busca filtra por fornecedor, código, NP ou descrição.

Número de peça do fornecedor (NP)

Alguns fornecedores identificam suas peças com um código próprio que não existe no seu ERP. O NP fornecedor é um campo opcional do master para guardar esse código ao lado do código de material, assim o fornecedor reconhece cada linha da liquidação sem precisar traduzir códigos.

Quem cadastra é você, pela tela (ao adicionar ou editar o item) ou pela coluna supplier_part_number do Excel de importação. No Excel a coluna é opcional: se não vier, ou vier vazia numa linha, o NP já cadastrado é mantido. Para apagar um NP, edite o item e deixe o campo vazio. Se seus NP têm zeros à esquerda, a coluna do Excel tem que estar em formato texto (o modelo já vem assim): um NP salvo como número perde os zeros, e o resultado da importação avisa.

O NP é apenas informativo: não participa do cruzamento com os relatórios do ERP nem do cálculo. Ao calcular um período ele é copiado para cada linha, assim uma liquidação já publicada mostra o NP que tinha naquele momento mesmo que você o altere depois no master. Aparece na tabela de linhas, nos Excel baixados e no portal do fornecedor.

Períodos e arquivos do ERP

Um período é um fechamento de liquidação (por exemplo, uma quinzena) com um código e um intervalo de datas. Você o cria com Novo período e depois envia os quatro relatórios exportados do seu ERP, cada um com uma parte do cálculo:

• MB51 – Entradas do período: os movimentos de entrega do fornecedor no período (material, quantidade, nota de entrega e data).
• MB54 – Estoque do fornecedor: o estoque consignado do fornecedor que está no seu depósito.
• MRKO – Consumos a faturar: o que você consumiu e ainda não está liquidado, com quantidade, valor e moeda.
• ZSPU – Estoque próprio: seu estoque livre por material.

Ao enviar cada arquivo, verifica-se que ele pode ser lido e mostra-se quantas linhas traz. Enviar de novo um tipo substitui o anterior. Com os quatro carregados o botão Calcular é habilitado.

O que é calculado e como ler as linhas

Calcular gera uma linha para cada item ativo do master, cruzando fornecedor e material com os quatro relatórios. Materiais que estão nos relatórios mas não no master são ignorados. Recalcular apaga e gera de novo todas as linhas.

• Fechamento anterior: o estoque consignado que essa linha tinha no período anterior.
• Necessidade (X): o estoque alvo do master no momento do cálculo.
• Entradas, Estoque consignado e Estoque próprio: o que diz cada relatório. Estoque total é a soma dos dois estoques.
• A repor: quanto falta ao fornecedor para chegar à necessidade; em vermelho quando falta, com traço quando o estoque é suficiente. % cobertura é essa diferença sobre a necessidade.
• A faturar e Total a faturar: a quantidade consumida sem liquidar e seu valor na moeda do relatório.
• Validação: controle cruzado entre períodos: fechamento anterior mais entradas menos estoque consignado atual tem que dar o consumido. OK se bate, REVISAR se não (normalmente uma nota de entrega lançada depois do corte ou um movimento corrigido no ERP), N/A se não há período anterior para comparar.

A tabela ordena por qualquer coluna, filtra por fornecedor e por texto (código, NP ou descrição) e baixa em Excel. A aba Entradas do período lista as notas de entrega uma a uma, com o NP ao lado do material, também para download.

Status e publicação

O período nasce em Rascunho. Quando os números estão conferidos você pode marcá-lo como Revisado; se recalcular, volta a rascunho. Publicar congela o período (não dá mais para enviar arquivos nem recalcular) e avisa por e-mail cada fornecedor incluído que tenha o portal de consignações habilitado, com um link direto para a liquidação dele. Um período publicado não pode ser editado nem apagado: se algo precisa de correção, corrige-se no ERP e aparece no período seguinte. Só períodos em rascunho podem ser apagados.

Para que um fornecedor veja suas liquidações, na ficha dele em Fornecedores a opção de consignação habilitada tem que estar marcada.

Indicadores

A aba Indicadores resume os fechamentos publicados: quanto cada fornecedor cumpre com a reposição, quanto estoque consignado há no depósito e quanto consumo falta faturar. Você escolhe o intervalo de fechamentos (este ano, últimos 12 meses ou tudo), o fechamento que quer ver (por padrão, o último do intervalo) e a moeda; valores em moedas diferentes nunca são somados.

Avaliação (% de cumprimento): por fornecedor e por fechamento, a proporção de itens do master que têm estoque (estoque total maior que zero). Um fornecedor com 20 itens e 2 em zero avalia 90%. A meta corporativa é 95%: verde Cumpre a partir de 95%, amarelo Abaixo da meta entre 90% e 94%, vermelho Não cumpre abaixo de 90%. A avaliação média é a média simples entre fornecedores.

Ranking: um fornecedor por linha com os dados do fechamento escolhido: itens, quantos em zero, estoque em $, consumo a faturar em $, avaliação e status. Clicar na linha abre esse período.

Gráficos: a evolução do cumprimento fechamento a fechamento contra a linha de 95%, para o geral ou para um fornecedor, e as barras de estoque e consumo dos 10 fornecedores com os maiores valores (a avaliação de cada um aparece ao passar o mouse). Cada gráfico tem sua tabela em Ver tabela; a de estoque e consumo inclui todos os fornecedores.

O estoque em $ vem do relatório MB54 de cada fechamento. Fechamentos calculados antes desta aba existir não o têm salvo: aparece um aviso com o botão Completar a partir dos arquivos MB54, que o lê dos arquivos já enviados sem mexer em quantidades nem status. Se o arquivo mudou depois de calcular o fechamento, ou não traz o valor ou a moeda de um material, esse material fica sem valorização. Um fornecedor com alguns materiais sem valorização mostra o estoque em $ com um *: é um subtotal parcial.

Revisão dos fornecedores

Quando você publica um período, cada fornecedor com o portal habilitado recebe o aviso e precisa responder a liquidação no portal dele. Todos os itens contam como conformes, exceto os que ele marcar com uma diferença, sempre com o motivo. Além disso, confirma o despacho de cada faltante (quantidade, data estimada e comentário).

Se em 24 horas não respondeu, recebe um lembrete por e-mail; em 48 horas, o último. Depois disso nada acontece automaticamente: continua como Não revisado até responder.

No detalhe do período, a aba Revisão dos fornecedores começa com um resumo: quantos fornecedores revisaram sobre quantos se esperam, quantos marcaram diferenças, o valor com diferença (por moeda) e os despachos confirmados. Abaixo, duas visões:

• Revisão da liquidação: uma linha por fornecedor com o status (Não revisado, Conforme ou Com diferenças), quem e quando revisou, ou quantos lembretes recebeu. Os que têm diferenças aparecem primeiro e abertos: o comentário geral e cada item com diferença, com o valor a faturar e o que não confere.
• Despachos: a reposição de faltantes que os fornecedores confirmaram, agrupada por fornecedor: quanto faltava, quanto envia (marcado como envio parcial se for menos), quando chega aprox., o comentário e quando foi atualizado pela última vez.

Na lista de períodos, a coluna Revisaram conta quantos fornecedores já revisaram sobre quantos se esperam.

Quando um fornecedor responde marcando diferenças, os compradores da organização recebem uma notificação na plataforma que abre essa aba. A plataforma não muda quantidades nem valores por uma diferença: é revisada contra o ERP e aparece no fechamento seguinte.