Acordos comerciais e catálogo

Acordos comerciais e catálogo

O catálogo de acordos (menu Compras → Acordos) reúne os preços negociados vigentes que você tem com cada fornecedor, para poder consultá-los rapidamente antes de sair para cotar de novo. Os acordos podem vir de quatro lugares: uma lista de preços importada, uma licitação adjudicada ao catálogo, uma cotação expressa ou um cadastro manual.

Ativar

É um módulo por organização. Se você não vir "Acordos" no menu, peça a um admin da sua organização para habilitá-lo nas configurações da conta.

Importar uma lista de preços

1. Na lista de acordos, escolha Importar lista e envie um arquivo Excel ou CSV.
2. A IA propõe automaticamente um mapeamento de colunas (qual coluna é código, descrição, preço, moeda, etc.). Você pode revisar e corrigir o mapeamento antes de continuar.
3. É exibido um preview com as linhas válidas prontas para importar e, separadamente, as linhas com problemas (preço ausente, código duplicado, etc.) para você corrigir ou descartar.
4. Você confirma a importação indicando fornecedor, vigência (de/até) e moeda do acordo. O acordo é criado com todos os seus itens e fica disponível no catálogo.

Buscador de catálogo

Na aba de busca você pode perguntar "tenho preço para isto?": busque por nome ou código do item e o sistema mostra todos os acordos vigentes que o cobrem, marcando qual é a melhor opção (preço mais vantajoso) entre os fornecedores disponíveis.

Detalhe do acordo

Ao entrar em um acordo específico você verá seus itens (com busca e paginação), o histórico de preços de cada item (para ver se subiu ou desceu ao longo do tempo) e a opção de cancelá-lo se ele deixou de estar vigente.

Semáforo de vencimento

Na lista, cada acordo mostra um semáforo de cor conforme sua vigência: vigente, próximo do vencimento ou vencido, para que você saiba de relance quais vale a pena renegociar.

O que acontece quando uma PR coincide com o catálogo?

Se sua organização tem a geração automática de ordens de compra ativada (além do catálogo em si), ao criar uma PR o sistema verifica primeiro se algum de seus itens já tem um preço vigente no catálogo. Para cada fornecedor com itens cobertos é gerada uma ordem de compra em rascunho, sem precisar cotar de novo, e você vai receber uma notificação avisando.

Essa ordem em rascunho fica para sua revisão: você a abre a partir da própria tela da ordem, onde também pode ver quais outras alternativas de fornecedor estavam disponíveis para o mesmo item (transparência de preços), e a partir dali emite quando estiver de acordo. Se preferir não usá-la, pode reverter o rascunho: a PR volta ao seu estado anterior e você segue o caminho normal de cotação.

Se a PR tem itens do catálogo e outros que não estão, a cobertura é parcial: a ordem em rascunho é gerada só para o que está coberto, e o restante dos itens segue o processo normal de cotação com fornecedores.

Acordos expressos

Ao adjudicar uma cotação, o sistema verifica se o fornecedor manteve os mesmos preços que já vinha usando (por exemplo, se na resposta disse algo como "mantenho estes preços por 60 dias") e propõe criar um acordo expresso com um único clique — sem precisar importar uma lista manualmente. Antes de confirmar você pode editar a vigência proposta. O acordo fica disponível no catálogo como qualquer outro.

Revalidação de preços vencidos

Se um acordo expresso vence e mais adiante você cria uma PR com esses mesmos itens, o sistema não trava essa cotação: ele pergunta ao fornecedor se mantém o preço em paralelo à cotação normal dessa PR (mesmo e-mail, mesma resposta que você já ia receber). Se o fornecedor confirmar que o preço continua igual, o catálogo é estendido automaticamente com uma nova vigência. Se ele cotar um preço diferente, a mudança não é aplicada sozinha: fica pendente da sua aprovação a partir do detalhe do acordo, onde você pode ver a diferença antes de decidir.

Licitação de acordo

Ao criar uma licitação você pode escolher seu propósito: "padrão" (uma compra pontual) ou "acordo" (você busca fixar preços para o catálogo). Com o propósito acordo, cada item também traz seu código de material e, se você tiver histórico de compras para esse código, o sistema mostra um consumo anual sugerido (que pode ajustar). Você também pode importar os itens do Excel em vez de cadastrá-los um a um.

O que o fornecedor vê

O fornecedor convidado para uma licitação de acordo pode responder de três formas equivalentes: baixar um modelo Excel com os itens já pré-carregados e preenchê-lo com seus preços, enviar sua própria lista de preços (Excel ou CSV) e deixar a IA mapeá-la contra os itens solicitados, ou lançar os preços diretamente na grade da proposta. Nas duas opções com arquivo, antes de confirmar ele vê uma tela de validação em que revisa a qual item cada linha foi associada (podendo corrigir as que a IA não conseguiu casar com certeza) antes de enviar a proposta.

Comparativa ponderada por consumo

Quando os itens da licitação têm consumo anual cadastrado, a comparativa entre fornecedores não mostra só o preço por item: monta uma cesta anual (preço × consumo de cada item) e calcula, para cada fornecedor, qual percentual dos itens ele cobre e qual percentual do gasto total essa cobertura representa — útil para identificar o fornecedor que cobre poucos itens, mas de alto consumo, ou o contrário.

Adjudicação por item ao catálogo

A adjudicação de uma licitação de acordo é feita por item, não por fornecedor inteiro: para cada item você escolhe a qual fornecedor adjudicá-lo (pode haver vários ganhadores diferentes dentro da mesma licitação). Não são geradas ordens de compra: cada fornecedor vencedor fica com um novo acordo no catálogo (com os itens adjudicados a ele), com a vigência que você definir e, se for o caso, uma cláusula de ajuste de preço para o período.

O catálogo se mantém sozinho

Antes de um acordo vencer, o sistema verifica todos os dias se vale a pena preparar uma renovação: se algum estiver perto do vencimento, ele monta automaticamente uma licitação de acordo em rascunho com os itens e o consumo anual real desse período (obtido das suas ordens de compra), com fornecedores sugeridos com base no histórico. Você recebe uma notificação para revisar — a licitação fica em rascunho, ninguém a lança por você: você a publica quando concordar com os itens e fornecedores propostos.

Se o acordo tiver uma cláusula de ajuste de preço combinada (por exemplo, "revisar a cada 6 meses"), quando a data chega o sistema escreve automaticamente ao fornecedor pedindo que confirme ou atualize seus preços. O mesmo acontece, de forma proativa, com os acordos expressos antes de vencerem: não é preciso esperar por uma nova PR para perguntar ao fornecedor se ele mantém o preço.

Relatório de controle de preços

Quando o fornecedor responde com preços novos (por exemplo, anexando uma lista atualizada), o sistema monta um relatório de controle item a item: quanto cada preço variou e, se você tiver um índice de referência configurado (inflação ou outro), se essa variação supera o esperado ou fica dentro dele. Os itens marcados como "supera o índice" são os que vale a pena revisar com mais atenção antes de aprovar.

A aprovação é por item: você pode aceitar todas as mudanças, aceitar só algumas e deixar o restante com o preço anterior, ou rejeitar todo o pedido. Os itens aprovados atualizam o catálogo com o preço novo e estendem a vigência; os rejeitados ou não selecionados mantêm o preço que já tinham. Em qualquer caso, o fornecedor recebe um e-mail com o resultado da sua decisão.

Bandeja de atividade

Tudo o que a manutenção automática do catálogo faz (renovações preparadas, pedidos de atualização enviados, confirmações do fornecedor, relatórios prontos, aprovações e rejeições) fica registrado. No catálogo geral você tem uma aba de atividade com o que está pendente de revisão em todos os seus acordos, e no detalhe de cada acordo específico você encontra sua própria linha do tempo com tudo o que aconteceu com aquele acordo em particular.

De onde vêm os acordos e como percorrer a lista

Um acordo pode ter quatro origens, e a lista as mostra e filtra: Importado (você subiu a lista de preços do fornecedor), Licitação (você adjudicou ao catálogo uma licitação de acordo), Expresso (ao adjudicar uma cotação o fornecedor disse que mantém esses preços) e Cadastro manual (você o criou à mão com Novo acordo).

Cada acordo tem um status: Rascunho, Vigente, A vencer, Vencido ou Cancelado. Você pode filtrar por status e por origem, ou buscar com “Buscar por acordo, código ou fornecedor...”. A lista não tem paginação: conforme você desce, ela carrega sozinha os acordos seguintes.

No alto há três abas. Acordos é a lista. Buscar no catálogo responde “tenho preço para isto?”: você busca pelo código exato ou por parte da descrição entre todos os acordos vigentes e a Melhor opção entre os fornecedores que cobrem esse item fica destacada. Atividade reúne o que aconteceu em todos os seus acordos (pedidos de preços, respostas do fornecedor, relatórios prontos, aprovações e rejeições); o detalhe de cada acordo tem ainda a sua própria linha do tempo.

Aprovação das ordens de catálogo

Se a sua organização usa aprovação de ordens de compra, a ordem gerada a partir do catálogo não fica em rascunho: ela nasce pendente de aprovação e segue a mesma cadeia que qualquer outra ordem. Só depois de aprovada ela volta a rascunho e você pode emiti-la.

Se a cadeia de aprovação não estiver bem configurada, nenhuma ordem de catálogo é gerada: a PR segue o caminho normal de cotação e os administradores da organização recebem um aviso para corrigir a configuração.

Aviso de vencimento

Um acordo aparece como A vencer nos 30 dias anteriores à data de vencimento e como Vencido quando ela passa. A partir daí seus preços deixam de valer para novas solicitações. Você pode filtrar a lista por esses status.

Quando um acordo importado, expresso ou de cadastro manual fica A vencer, você recebe uma notificação e um e-mail. Se continuar vigente, prorrogue a data de vencimento ou importe a nova lista do fornecedor: assim que você prorroga, o aviso é rearmado para o novo vencimento. Para os acordos que vieram de uma licitação, o aviso chega antes (90 dias) junto com o rascunho da licitação de renovação.

Resposta de um e-mail não reconhecido

O pedido de atualização de preços só é processado se a resposta vier do e-mail do fornecedor ou de um de seus contatos ativos. Se outra pessoa responder de um e-mail que não está cadastrado, a resposta não é processada (por segurança), fica registrada na atividade do acordo e avisamos você: adicione esse e-mail como contato do fornecedor e peça que reenvie a lista.

Editar os itens do acordo

A partir do detalhe de um acordo vigente você pode editar cada item do catálogo separadamente. É possível alterar o preço, o prazo de entrega, o pedido mínimo, a descrição e a vigência própria do item. O código, a moeda e a unidade não podem ser editados: para alterá-los é preciso desativar o item e adicionar um novo.

Uma alteração de preço vale a partir de agora e exige um motivo (obrigatório, fica registrado junto com o preço anterior no histórico do item). Se o preço novo for mais de 50% diferente do atual, você vai precisar confirmar a alteração antes de salvar. Se houver ordens de compra de catálogo abertas (rascunho ou pendentes de aprovação) geradas a partir desse item, você vê um aviso listando-as com um link: essas ordens ficam com o preço anterior, elas não são atualizadas automaticamente.

Desativar um item faz com que ele deixe de combinar com novas compras; ele não é apagado (as ordens de compra já geradas continuam apontando para ele) e você pode reativá-lo quando quiser, a menos que já exista outro item ativo do acordo com o mesmo código. Um item desativado também fica de fora da licitação de renovação do acordo. Adicionar item exige um código que ainda não esteja em uso entre os itens ativos do acordo; a unidade é opcional (sem unidade, o item combina com compras de qualquer unidade, e não pode ser alterada depois de criado) e a vigência própria também é opcional (sem ela, o item herda a vigência do acordo).

Há três situações em que um item fica bloqueado para edição: se houver um pedido de atualização de preços pendente, nenhum item do acordo pode ser editado até que ele seja resolvido ou cancelado; se um item estiver em revalidação com o fornecedor, só esse item fica bloqueado; e se o acordo estiver cancelado, nada pode ser editado.

Criar um acordo manualmente

Com Novo acordo você preenche fornecedor, nome, vigência e moeda padrão; o acordo nasce como rascunho e não é usado em compras até ser ativado. Enquanto é rascunho você pode carregar itens do catálogo (adicionar, editar, desativar) sem nenhuma das restrições que valem para um acordo vigente.

Ativar exige pelo menos um item ativo, uma data de vencimento futura e que o fornecedor esteja ativo na sua organização. Se você definir uma data de início futura, o acordo fica vigente mesmo assim ao ser ativado, mas só passa a combinar com compras a partir desse dia. Descartar apaga o rascunho inteiro (ele nunca chegou a gerar nenhuma ordem de compra, então não fica nenhum vestígio).

Assim como com um acordo importado, quando faltam 30 dias para um acordo criado manualmente vencer, avisamos você na plataforma e por e-mail, para que você prorrogue a vigência a tempo.

Documentos do acordo

No detalhe de um acordo você pode anexar o contrato assinado e outros arquivos de apoio. São aceitos os mesmos tipos que os anexos de materiais (PDF, imagens, Word, Excel, CSV, texto e ZIP), até 20 MB por arquivo, com um máximo de 10 documentos ativos por acordo.

Você pode baixar qualquer documento (mesmo em modo somente leitura) e remover um que não precise mais: remover um documento é uma baixa lógica, ele deixa de estar disponível no acordo, mas não é apagado.

Cancelar um pedido de preços pendente

Enquanto um pedido de atualização de preços estiver pendente (o fornecedor tendo respondido ou não), você pode cancelá-lo a partir do banner do acordo. O fornecedor não recebe nenhum e-mail: o pedido é encerrado como se tivesse sido rejeitado antecipadamente, e fica registrado na atividade do acordo.

Se o pedido veio de uma cláusula de reajuste, o próximo pedido automático avança um período, do mesmo jeito que se você tivesse rejeitado. Se veio porque o acordo está a vencer (expresso), nenhum pedido automático é feito de novo até que você estenda a data de vencimento do acordo. Se o fornecedor responder mesmo assim, depois de cancelado, essa resposta entra no sistema como uma resposta inesperada.

Comprar por acordo a partir do Triagem

As linhas do Triagem (requisições ERP) cujo código de material tem um acordo ativo mostram um selo com o acordo, o fornecedor e o preço; ele fica âmbar quando o acordo está a vencer. Ao lançar o pacote como compra spot, a opção Usar acordos vigentes vem marcada: essas linhas são compradas direto pelo catálogo em vez de ir para cotação. Elas são geradas como ordens de compra de catálogo (em rascunho, ou pendentes de aprovação se a sua organização aprova as OCs) dentro da mesma solicitação, e as linhas sem acordo seguem para cotação como sempre.

Se todas as linhas do pacote tiverem acordo não sobra nada para cotar, então a solicitação é encerrada ali mesmo: fica Fechada no histórico de solicitações (ADJUDICADA no detalhe), como qualquer outra adjudicação, com o aviso “As ordens de compra foram geradas automaticamente a partir do catálogo - revise e emita-as”. Se você estava lançando vários pacotes seguidos, o seletor de fornecedores avisa “Esta PR foi comprada por um acordo vigente: a OC já foi gerada e não é preciso escolher fornecedores” e passa para a próxima.

A ordem que nasce do catálogo registra como comprador o usuário que lançou o pacote, com a data em que foi gerada: por isso a ordem mostra o bloco Informações da Adjudicação (Concedido por e data), aparece quando você filtra o histórico de ordens por esse comprador, e a sua aprovação sai em nome dessa pessoa.

Tudo isso funciona mesmo que a sua organização tenha a geração automática de OC de catálogo desligada; só precisa do módulo de acordos habilitado. O detalhe do selo e da opção de lançamento está na página do Triagem.

Quem vê e quem edita

Aprovador e solicitante têm acesso de somente leitura a Acordos: podem ver a lista, o detalhe de cada acordo, buscar no catálogo, ver o histórico de preços e a atividade, e baixar os documentos anexados. Não podem editar itens, criar acordos nem enviar documentos.

Comprador e administrador da organização têm acesso completo de edição.

No detalhe de uma ordem de compra de catálogo, e na sua tarjeta de aprovação, você vai ver o link “Acordo AGR-xxxxx” que leva direto ao acordo de origem dessa ordem.

Consumo do acordo: vazamentos e sobrecusto

No detalhe de cada acordo, a seção Consumo mostra o que foi comprado dos materiais do acordo durante sua vigência, tanto pelo acordo quanto fora dele. Os valores estão em USD.

• Comprado pelo acordo: pedidos gerados a partir do catálogo.
• Compras fora do acordo: o que foi gasto nesses materiais sem respeitar o acordo.
• Sobrecusto: quanto foi pago a mais em relação ao preço acordado nessas compras.
• O acordo ficou caro: o que foi comprado mais barato de outro fornecedor. É um sinal para renegociar o preço, não um erro do comprador.
• % dentro do acordo: do gasto em materiais com acordo vigente, quanto respeitou o acordo.

O que conta como vazamento: comprar o material de outro fornecedor, ou do mesmo fornecedor do acordo por um preço maior que o acordado. Comprar do mesmo fornecedor pelo preço acordado ou menos conta como dentro do acordo, mesmo sem passar pelo catálogo. Cada compra é comparada com o preço do acordo vigente na data da compra e, se dois acordos cobrem o mesmo material, a compra é atribuída a um só: o que o Sourced teria escolhido ao comprar (o mesmo critério da Triagem).

Quais compras entram: os pedidos do Sourced (em rascunho, criados, enviados ou confirmados; não os que aguardam aprovação nem os rejeitados ou cancelados) e os pedidos lançados diretamente no ERP sem passar pelo Sourced.

Abaixo dos totais podem aparecer notas: compras em outra unidade de medida, compras sem preço ou sem taxa de câmbio, compras do ERP cujo fornecedor não está identificado no Sourced e compras avaliadas com taxa de câmbio aproximada. Não contam como vazamento, mas aparecem para que nada fique escondido.

A tabela com cada compra fora do acordo (data, pedido, fornecedor, preço pago contra o acordado, tipo e Diferença) só é visível para compradores e administradores da empresa; os demais usuários veem os totais.