Aprovação de faturas

Disponível se a sua organização usa o circuito de aprovação de faturas (um administrador o configura no Painel de Administração → Cadeias de aprovação). Sem o circuito ativado, as faturas são aprovadas ou rejeitadas manualmente a partir do seu detalhe.

O circuito de aprovação roteia cada fatura para os aprovadores corretos conforme o centro de custo e o valor, com etapas em ordem e limites por importância. Substitui o vai e vem por e-mail por um fluxo rastreável.

Como começa

Quando uma fatura entra (pelo portal do fornecedor, por e-mail ou carregada manualmente), alguém da sua equipe a abre, completa a classificação contábil (centro de custo e as dimensões que a sua organização usa) e a envia para aprovação. A fatura fica em revisão até a cadeia terminar: se todas as etapas aprovam, fica aprovada; se qualquer aprovador rejeita, fica rejeitada com o motivo.

Classificação com sugestões

O sistema sugere o valor de cada dimensão e o pré-carrega, com um selo indicando a origem: Sugerido pelo histórico (as últimas faturas aprovadas do mesmo fornecedor usaram esse valor) ou Sugerido por IA. A sugestão é só um ponto de partida: você pode mudá-la antes de enviar.

A cadeia de aprovação

• A fatura entra na cadeia indicada pelas regras de roteamento (por centro de custo e/ou valor); se nenhuma se aplica, vai para a cadeia padrão.

• Cada etapa tem um limite de valor: etapas cujo mínimo supera o valor da fatura são puladas automaticamente.

• Uma etapa pode exigir todos os seus aprovadores, qualquer um deles, ou um quórum (N de M).

• O progresso da cadeia (etapas, aprovadores e decisões) é visível no detalhe da fatura.

Minhas aprovações

Aprovadores que usam a plataforma têm a caixa Minhas aprovações (no menu de Contas a Pagar) com as faturas aguardando sua decisão: número, etapa, valor e acesso ao detalhe, com os botões Aprovar e Rejeitar (a rejeição aceita um motivo). Também recebem um e-mail e uma notificação para cada aprovação pendente.

Aprovar por e-mail, sem conta

Um aprovador não precisa ser usuário da Sourced. Ele recebe um e-mail com um link seguro que abre uma página com o resumo da fatura. Para decidir, solicita um código de verificação que chega ao seu próprio e-mail, o insere, e então pode aprovar ou rejeitar. O link vence em 3 dias; se venceu, um usuário com papel de administração ou contabilidade pode reenviar a solicitação a partir do detalhe da fatura (botão Reenviar ao lado do aprovador pendente), o que gera um link novo.

Configuração

As dimensões contábeis, as cadeias (etapas, limites, modos e aprovadores) e as regras de roteamento são configuradas no Painel de Administração → Cadeias de aprovação, por um administrador da organização.

Titular, suplente e faixas por valor

Cada aprovador de uma etapa tem um papel: o titular recebe o e-mail com o link e o código para aprovar; o suplente não recebe e-mail e decide em Minhas aprovações quando o titular não está. A decisão de qualquer um dos dois vale igual.

Dentro de uma mesma etapa, o valor decide quem assina. Em Faixas por valor, no construtor de cadeias, você monta uma faixa por intervalo, com seu titular e seu suplente: por exemplo, a gerência até $5.900.000 e a diretoria a partir de $5.900.000,01. As faixas funcionam de duas maneiras, à escolha da etapa: que em cada faixa assine só quem corresponde, ou que as faixas superiores também assinem. Os valores são inclusivos e na moeda base da organização; um aprovador sem faixa sempre participa. Se as faixas dos titulares deixarem uma lacuna, a cadeia não pode ser salva e a tela indica quais valores ficaram sem aprovador. Para o que não cabe em faixas — quórum, vários titulares no mesmo intervalo, ou intervalos que se sobrepõem — a etapa tem um modo avançado.

Para documentos em outra moeda, o valor é comparado na moeda base com a taxa de câmbio congelada ao pedir a aprovação, e o aprovador a vê na sua caixa. Mudar uma faixa não afeta aprovações já em andamento. Se a organização mudar a moeda base, as faixas continuam expressas na moeda anterior: revise-as antes de seguir aprovando.

Quando alguém deixa de aprovar (por exemplo, muda um diretor), Substituir aprovador na lista de cadeias troca essa pessoa por outra em todas as etapas onde aparece, no processo atual ou em todos, mantendo papel e faixas. Nas aprovações já em andamento, a etapa que está sendo decidida continua com quem a tinha; as etapas que ainda não começaram vão para a nova pessoa.