Triagem de requisições ERP

Este módulo é habilitado por organização. Se você não vê Triagem no seu menu, fale com seu contato na Sourced.

A Triagem de requisições é a tela que consolida a visão de todas as requisições sincronizadas com a Sourced, de duas formas:

• Pull: a Sourced se conecta ao seu ERP (SAP, Oracle, JD Edwards, SAP Business One, entre outros) e sincroniza as novas solicitações ou pedidos de compra criados e aprovados.

• Push: requisições criadas pela API pública da Sourced.

Se o seu ERP anular uma requisição. O ERP pode cancelar pela API uma requisição que chegou por Push. Se ainda não foi lançada, ela some da triagem. Se já foi lançada em uma solicitação de compra sem ordens de compra, a Sourced cancela essa solicitação e rejeita as cotações pendentes. Se alguma linha já tem ordem de compra, a API não cancela nada, a menos que o ERP peça para fechar o saldo: nesse caso só as linhas sem ordem são canceladas e as ordens continuam válidas. Uma ordem de compra nunca é cancelada em cascata. Se a solicitação foi montada com linhas de várias requisições, ou alguma linha foi para uma licitação, o cancelamento é feito dentro da Sourced.

Nesta tela, com um conjunto de filtros e dados, o comprador seleciona as linhas que foram criadas e decide o que lançar como compra spot (pedido de cotação), de forma rápida e com todos os dados e arquivos já sincronizados.

O quadro

As colunas seguem o ciclo de cada item:

• Para cotar: itens recém-importados que aguardam uma decisão.

• Cotando: itens lançados em um PR ativo.

• Ofertas recebidas: com respostas de fornecedores.

• Prontas para adjudicar: comparação completa.

• Adjudicadas: com PO gerado.

• Descartadas: as que você decidiu não comprar pela Sourced.

• Fechadas: linhas que já não estão abertas no ERP. A Sourced as fecha sozinha quando deixam de aparecer na sincronização, de modo que o quadro não acumula trabalho que alguém já resolveu do outro lado. Se a linha voltar a aparecer no ERP, ela reabre sozinha.

Acima do quadro se indica quando foi a última atualização a partir do ERP, para saber se o que se está vendo é de um minuto atrás ou de ontem.

Como trabalhar

1. Abra o detalhe de um item para ver descrição, quantidades e dados do ERP, e edite o que for necessário.

2. Selecione um ou vários itens de Para cotar.

3. Use a consolidação inteligente: a IA sugere quais itens vale a pena cotar juntos.

4. Lance a cotação: é criado um PR spot com esses itens e segue o fluxo normal (seleção de fornecedores, envio, comparação).

5. O que não couber comprar, descarte para manter o quadro limpo.

Modo por requisição

Algumas organizações trabalham com requisições atômicas, ou seja, requisições que devem ser processadas por inteiro e não linha por linha. Nesse caso, a seleção e o lançamento são feitos no nível da requisição completa.

A rastreabilidade é mantida de ponta a ponta: cada PR criado a partir da triagem fica vinculado às suas requisições de origem no ERP.

Comprador e destino do ERP

Quando a requisição traz um comprador atribuído ou um destino (a planta ou filial de entrega), você os vê como chips em cada item e como colunas na visão de tabela. Com os filtros Comprador e Destino da barra superior você fica só com as suas linhas; a seleção fica guardada para as próximas visitas.

Ao lançar um pacote, o destino também trabalha por você:

• Se o pacote combina itens com destinos diferentes segundo o ERP, o modal de lançamento avisa com o detalhamento por destino. É um aviso, não um bloqueio: você pode continuar mesmo assim.

• Se todos os itens compartilham o destino e um endereço da sua organização tem esse código configurado, o endereço de entrega é pré-selecionado (marcado como "Sugerida por correspondência com o ERP"). Você sempre pode trocá-lo.

Revisão de anexos antes de lançar

No modal de lançamento, a seção "O que o fornecedor receberá" lista os arquivos que vão viajar junto com o pedido de cotação, agrupados por origem para que se entenda de onde sai cada um:

• Anexos da requisição: os do pedido completo, não de uma linha específica. Viajam em todos os pacotes lançados a partir dessa requisição.

• Anexos da linha: o que o ERP trouxe para aquele item em particular.

• Anexos do material: fichas técnicas que vêm do mestre de materiais, não deste pedido.

• Adicionados neste lançamento: arquivos próprios que o comprador sobe na hora. Vão somente com este pacote.

Todos começam marcados: desmarque os que não devem chegar ao fornecedor (por exemplo, documentação interna) antes de confirmar. Ao passar o mouse sobre um arquivo abre-se uma pré-visualização, para revisá-lo sem baixá-lo.

Os arquivos excluídos não se perdem: ficam na solicitação lançada, na aba Anexos, em "Não enviados ao fornecedor", de onde você pode baixá-los quando precisar.

O que acontece ao confirmar o lançamento

Ao fechar a seleção de fornecedores, a Sourced informa o que saiu e o que não: quantas solicitações ficaram com as cotações enviadas, quantas já tinham seus fornecedores resolvidos e quantas ficaram sem envio. Estas últimas se completam a partir da própria solicitação. Se algum pacote falhar, o resultado diz: um lançamento com erros não é mostrado como bem-sucedido.

Filtros, colunas e unidades

• Os filtros da barra superior (categoria, solicitante, comprador, destino, origem) permitem escolher vários valores e têm busca própria, útil quando a lista é longa. Soma-se um filtro por intervalo de data de criação no ERP.

• A busca da barra superior procura por descrição, código interno do material (o do seu ERP, mesmo que tenha chegado dentro das especificações da linha), categoria e número da requisição. O código interno aparece abaixo da descrição e se copia com um clique.

• Os filtros ativos aparecem como etiquetas na linha de ordenação e visualização, para vê-los e removê-los um a um, e ficam salvos para a próxima visita.

• A ordem das colunas se muda arrastando o cabeçalho, e a posição escolhida fica salva.

• As unidades de medida são exibidas traduzidas para o idioma da plataforma em vez do código do ERP. Atenção com MIL: significa milhar, não uma unidade avulsa.

Baixar para Excel

Com Baixar Excel, ao lado das abas, você baixa todas as linhas da aba atual (Pendentes, Lançadas, Descartadas, Fechadas ou Todas) respeitando os filtros e a busca ativos: o que você vê é o que baixa, sem o limite da página. Se quiser o quadro inteiro, limpe os filtros antes.

O arquivo é uma tabela de Excel com cabeçalho fixo e filtros, e inclui colunas que na tela só aparecem no detalhe: código interno e do fabricante, preço estimado e moeda, grupo de material, comprador designado, destino e endereço de entrega, datas de criação, liberação e necessidade, solicitante e e-mail, e para qual solicitação ou licitação cada linha foi lançada.

Data de necessidade ao lançar

Ao lançar um pacote como pedido spot, o modal mostra o bloco Data de necessidade por item. Cada linha vem pré-carregada com a data pedida pelo ERP; o fornecedor a vê no pedido de cotação. Uma data já vencida nunca é enviada: essas linhas ficam marcadas em vermelho e não é possível lançar até resolvê-las, definindo uma nova data ou marcando Urgente. Revisar abre o painel com todas as linhas.

Para não preencher linha por linha, o painel oferece ações em bloco no topo:

• Mesma data para todas: você escolhe uma data e ela se aplica a todas as linhas do pacote (vencidas ou não); depois dá para ajustar alguma individualmente.

• Marcar as vencidas como urgentes: resolve de uma vez todas as linhas com a necessidade vencida.

• Não enviar datas de necessidade: nenhuma linha leva data, nem mesmo as que o ERP traz vigentes, e o fornecedor não vê necessidade. Ao desmarcar, você recupera o que já tinha preenchido.

Se o destino for uma licitação, este bloco não aparece: os prazos são definidos no assistente da licitação.

Requisição interna

Além do que chega do ERP, o painel também recebe os itens das requisições criadas dentro do Sourced (menu Requisições → Minhas requisições), depois de passarem pela aprovação, se a organização exigir. Elas aparecem junto com as linhas do ERP e podem ser filtradas por origem; o código da requisição (por exemplo REQ-00042) fica visível na linha para que você consiga rastreá-la.

Prioridade da requisição

Cada requisição tem uma prioridade: Normal, Alta ou Urgente. Em uma requisição interna, quem a solicita escolhe ao criá-la; em uma que vem do ERP, o próprio ERP a informa quando disponível (por exemplo, se alguma das linhas estiver marcada como urgente, a requisição chega como Urgente).

Na triagem ela aparece com o mesmo rótulo de Requisições, ao lado do número da requisição e na coluna Requisição da tabela. As de prioridade Normal não levam rótulo.

Com o filtro de prioridade (Todas as prioridades) você vê só as urgentes (ou as de prioridade alta) para atendê-las primeiro. O filtro é lembrado entre sessões e também vale ao baixar o Excel.

Não confunda com o aviso da data de necessidade (vencida ou a vencer): esse aviso é calculado com a data em que cada item é necessário, enquanto a prioridade é a indicada pelo solicitante ou pelo ERP.

Linhas com acordo vigente

Quando o código de material de uma linha PENDING tem um acordo ativo, a linha mostra um selo Acordo AGR-xxxxx · fornecedor · preço · vence dd/mm (a data de vencimento do acordo). O selo fica âmbar e adiciona “a vencer” quando o acordo vence dentro dos próximos 30 dias. Se a unidade da linha for diferente da do acordo, nenhum selo é exibido (não há conversão de unidades).

Ao lançar um pacote como compra spot, se alguma linha tiver acordo aparece a opção Usar acordos vigentes (N de M linhas), marcada por padrão, com o detalhe de quais linhas seguem por acordo e quais vão para cotação. Com a opção marcada, a PR é criada como sempre: as linhas com acordo viram ordens de compra de catálogo (em rascunho, ou pendentes de aprovação se a sua organização aprova as OCs) e o restante vai para cotação na mesma PR. Se todas as linhas tiverem acordo não sobra nada para cotar e a PR é encerrada ali mesmo: fica Fechada no histórico de solicitações (ADJUDICADA no detalhe), como qualquer outra adjudicação, com as suas ordens de catálogo vinculadas. Ao desmarcar a opção, todo o pacote vai para cotação. Funciona mesmo que a organização tenha a geração automática de OC de catálogo desligada; só precisa do módulo de acordos habilitado. Lançar como licitação não muda.

A ordem de compra que sai do catálogo fica em nome do comprador que lançou o pacote: é quem aparece como Concedido por na ordem, com a data em que foi gerada, e por isso a ordem aparece quando você filtra o histórico de ordens por esse comprador.

Se a sua organização aprova as OCs e a cadeia de aprovação não estiver configurada, o lançamento do pacote falha com a mensagem: “A cadeia de aprovação de OC não está configurada: não é possível gerar OC pelo acordo. Revise em Aprovações ou lance sem usar acordos.”