Criar uma licitação

Em Licitações → Criar você monta todo o processo em um assistente de várias etapas. O assistente salva sozinho (autosave) a cada poucos segundos, então você pode sair e retomar o rascunho mais tarde. No fim, a licitação é criada como rascunho; publicá-la é uma etapa separada e explícita.

1. Informações gerais

• Título (obrigatório) e descrição do escopo. A descrição inclui o botão Melhorar com IA, que a reescreve para deixá-la mais clara e completa.

• Tipo de licitação:

  • Licitação aberta (open bid): os participantes veem as ofertas dos demais à medida que são enviadas.

  • Envelope fechado (sealed bid): todas as ofertas ficam confidenciais até o encerramento da recepção.

• Visibilidade das perguntas (Q&A): Pública (todos os participantes veem as perguntas e respostas) ou Privada (cada fornecedor vê apenas as suas).

• Modo de proposta: Unificada (o fornecedor envia tudo em uma proposta) ou Dividida em envelopes separados, técnico e comercial. O modo de proposta não pode ser alterado depois que a licitação é publicada.

• Respostas com IA no Q&A (opcional): o sistema sugere rascunhos de resposta às perguntas dos participantes.

• Vincular a um PR (opcional): associar a licitação a uma solicitação de compra existente.

2. Itens

Você define o que é licitado. Cada item leva nome e quantidade (obrigatórios), unidade de medida, preço-alvo (referência interna, não exibido ao fornecedor), especificações e categoria (atribuída pela IA e editável). Há um botão para categorizar automaticamente com IA.

Se for uma licitação de serviço sem itens pontuais (um retainer, um acordo-quadro, uma consultoria), você pode omitir os itens.

3. Datas e prazos

• Publicação (opcional): quando entra no ar.

• Encerramento das perguntas (opcional): último dia para consultas.

• Encerramento da recepção de ofertas (obrigatório): último dia para envio das propostas.

• Prazo de avaliação (opcional): data-alvo para terminar a pontuação.

• Endereço de entrega: escolhido entre os endereços da sua organização e exibido aos participantes.

O assistente mostra uma linha do tempo com os prazos em ordem. Depois que a licitação é publicada, as datas só podem ser estendidas, nunca adiantadas.

4. Critérios de avaliação

As dimensões pelas quais as ofertas são pontuadas, cada uma com seu peso. Os pesos devem somar 100% (são redistribuídos sozinhos ao adicionar ou remover critérios). Por padrão, vêm: Preço (40%), Cumprimento técnico (25%), Prazo de entrega (15%), Condições de pagamento (10%) e Experiência (10%), e você pode editá-los livremente.

Cada critério tem um botão compartilhar com o avaliador técnico: normalmente só os critérios técnicos são compartilhados. Os comerciais (preço, condições de pagamento) ficam fora do alcance do avaliador para não enviesar sua pontuação.

5. Documentos do edital

Você envia as bases, editais e anexos que os participantes poderão baixar pelo portal (até 20 arquivos, 100 MB cada, qualquer formato). Se o detalhe técnico for complexo, gere o edital em Editais técnicos e anexe-o aqui.

6. Fornecedores a convidar

Você busca e seleciona os fornecedores. Com Personalizar destinatários você escolhe quais contatos de cada fornecedor são avisados; por padrão, são notificados os contatos de vendas e o email principal. O resumo informa a quantos destinatários cada convite vai chegar.

7. Revisão

Um resumo de tudo com um checklist de completude (geral, itens, datas, critérios, documentos, fornecedores). Daí você pode voltar a qualquer etapa para corrigir.

Criar e publicar

O botão final cria a licitação como rascunho (não visível para os fornecedores). Ao publicar, que é uma etapa separada a partir do detalhe da licitação, acontece o seguinte:

• Os fornecedores convidados recebem o email com o acesso ao portal.

• A licitação passa a Publicada e começa o cronograma definido.

• A partir desse momento, as mudanças relevantes são comunicadas por circulares (ver Gerenciar uma licitação).

Boas práticas

• Deixe uma margem real entre o encerramento das perguntas e o encerramento das ofertas: os participantes precisam de tempo para incorporar as respostas.

• Poucos critérios bem definidos avaliam melhor do que listas longas com pesos diluídos.

• Atribua os avaliadores técnicos e compartilhe com eles apenas os critérios técnicos.

Importar itens do Excel

Se você já tem a lista de itens em uma planilha, não precisa cadastrá-los um por um. Na etapa Itens, use Importar itens do Excel e envie um arquivo Excel (.xlsx) ou CSV com uma linha por item.

A IA propõe qual coluna do seu arquivo corresponde a cada campo: descrição, código do material, quantidade, unidade, preço alvo e especificações. Revise o mapeamento, corrija se necessário e clique em Reanalisar com este mapeamento para atualizar a pré-visualização.

A pré-visualização mostra quantas linhas serão importadas e quais têm problemas (por exemplo, sem descrição ou com uma quantidade que não é um número). Essas linhas não são importadas; as demais sim. Se uma linha não tiver quantidade, é usado 1.

Os itens importados são somados aos que você já cadastrou manualmente, e depois você pode editá-los como qualquer outro item.

Em uma licitação para criar um acordo comercial, o código do material também é obrigatório, e você pode importar ainda o consumo anual de cada item.