Cadastro de materiais

Cadastro de materiais

O cadastro de materiais (menu Materiais) reúne os itens da sua organização com código, descrição, especificações técnicas, fabricante e os arquivos associados (desenhos, datasheets), para tê-los à mão ao montar uma compra sem precisar descrever cada item do zero.

Ativar

É um módulo por organização. Se você não vir "Materiais" no menu, peça a um admin da sua organização para habilitá-lo nas configurações da conta.

Como importar

1. Na lista de materiais, escolha Importar cadastro e envie um arquivo Excel (.xlsx) ou CSV.
2. A IA propõe automaticamente um mapeamento de colunas (qual coluna é código, descrição, especificações técnicas, fabricante, unidade de medida, etc.). Você pode revisar e corrigir o mapeamento, e analisar o arquivo novamente com a correção antes de continuar.
3. É exibida uma prévia com as linhas válidas prontas para importar e, separadamente, as linhas com problemas (código ausente, código duplicado, descrição ausente) para você corrigir ou descartar.
4. Antes de confirmar você pode marcar a caixa "Este arquivo é o cadastro completo": se ativada, os materiais ativos que não aparecerem no arquivo passam para Inativo (os materiais cadastrados manualmente no sistema são mantidos de qualquer forma). Se deixada desmarcada, o arquivo só adiciona ou atualiza o que traz, sem desativar nada.
5. Ao confirmar, o sistema cria os materiais novos e atualiza os existentes (correspondência por código).

Buscar e editar fichas

Na lista você pode buscar por código (isso inclui códigos anteriores, então um código antigo que não é mais usado continua encontrando a ficha correta), descrição ou fabricante, e filtrar por status (ativo/inativo).

Ao entrar em uma ficha, a equipe de compras pode editar suas especificações técnicas, requisitos/comentários, fabricante, unidade de medida, grupo de materiais e os códigos anteriores associados.

Arquivos do material

Cada ficha tem sua própria seção de arquivos (desenhos, datasheets, fichas técnicas): é possível enviar novos arquivos com uma descrição opcional, baixar os existentes e excluí-los da ficha. Excluir um arquivo apenas o remove da ficha do material: não afeta as compras que já usaram aquele documento na época.

Usar o cadastro ao criar uma compra

Ao criar uma compra, se o cadastro estiver habilitado, aparece o campo de busca "Buscar no cadastro de materiais" junto aos itens: você pode buscar por código, descrição ou fabricante. Ao selecionar um artigo, ele é adicionado à compra com seu código, descrição, unidade, especificações técnicas e arquivos; o item permanece editável, assim como um item cadastrado manualmente, e os arquivos da ficha acompanham a compra automaticamente.

Salvar um material a partir de uma compra

Ao cadastrar um item com código interno (em Especificações), a equipe de compras pode ativar "Salvar este material no cadastro" para adicioná-lo à ficha. Se o código já existir no cadastro, apenas os dados faltantes dessa ficha são preenchidos: o que já estava cadastrado é mantido.

Acordos vigentes de um material

Se sua organização também tem Acordos Comerciais ativado, a ficha de um material mostra um bloco “Acordos vigentes” com todos os acordos vigentes agora que combinam com o código desse material -- exatamente o que uma compra usaria hoje (inclui acordos cadastrados com um código anterior ou com zeros à esquerda diferentes, se forem alias do código da ficha). Se o material não tiver nenhum acordo vigente, o bloco diz isso explicitamente.

Quando há mais de um fornecedor com acordo vigente para o mesmo material, todas as linhas são listadas; a que o sistema usaria hoje se chegasse uma compra para esse código leva o chip “Seria usado em uma compra” (um acordo de licitação, importado ou criado manualmente é priorizado sobre um expresso de atualização de preços, e, dentro do mesmo tipo, o menor preço).

Um acordo com poucos dias restantes até vencer mostra o chip “Vencendo em breve”, o mesmo sinal de vencimento próximo que você vê em Acordos.

Esse bloco usa a mesma permissão da seção Acordos: só admin, administrador da organização, comprador, aprovador e solicitante o veem. Os perfis de logística, contábil e especificador não o veem, mesmo tendo acesso ao cadastro de materiais.